Enhver bedrift bør ha solide og godt testede rutiner for sikkerhetskopiering og gjenoppretting. Hvorfor? Fordi brukere enkelt kan slette viktige meldinger og dokumenter – som oftest utilsiktet, enkelte ganger med hensikt. En administrator kan av vanvare rive ned hele biblioteker og områdesamlinger. Ondsinnet skadevare kan ødelegge filer og løsepengevirus kryptere dem til det ugjenkjennelige.
Office 365 har flere mekanismer for å gjenopprette tapte data i Exchange, SharePoint og OneDrive for Business, men en fullgod beskyttelse får man først med en dedikert backup-løsning. I dette innlegget tar vi for oss de innebygde funksjonene i Office 365, for deretter å se på den økte funksjonaliteten i Cloud Backup.
Exchange Online
Hver postboks inneholder en skjult mappe som kalles Gjenopprettbare elementer. Herfra kan man hente frem meldinger, kontakter, kalenderoppføringer og oppgaver som er slettet fra Slettede elementer eller er såkalt hard-slettet (Ctrl+Del). I utgangspunktet oppbevares dataene der i to uker, men fristen kan forlenges til 30 dager. Slettede postbokser kan også berges i løpet av 30 dager. Etter dette tidsrommet er alle disse dataene tapt for godt – om du ikke setter opp en rettslig sperre for et angitt eller ubegrenset tidsrom.
Brukere kan fortsatt slette elementer fra postboksen, men Exchange bevarer dem. Du bør være obs på at funksjonen ikke håndterer fellesmapper. Hensikten med rettslig sperre er å hindre bevisforspillelse ved en eventuell rettstvist. Den er ikke designet for sikkerhetskopiering og er fryktelig tungvint å bruke. Det kan lett gå med flerfoldige timer i tapt arbeidstid og konsulentbistand for å gjenopprette data på den måten. Et annet moment er at sikkerhetskopiene lagres sammen med dataene som beskyttes. Dermed får du de ikke ut av huset.
SharePoint og OneDrive for Business
OneDrive for Business og SharePoint opererer med en tolags beskyttelse: én papirkurv for hver bruker og én per områdesamling. Levetiden for slettede dokumenter er maksimalt 93 dager. I tillegg sikres data ved versjonsloggen i OneDrive. Med den kan du gå 30 dager tilbake i tid og velge en tidligere versjon av dokumentene.
I disse dagene ruller Microsoft ut Filgjenoppretting for OneDrive. Om filer slettes, ødelegges eller blir infisert av skadevare, kan du med Filgjenoppretting angre alle handlinger som er utført på filer og mapper de siste 30 dagene. Som det fremgår av skjermbildet – Restore my OneDrive – har du gode muligheter til å finne tilbake til et tidspunkt før du mistet filer. Særlig later det til at glideren og oversikten over uvanlig aktivitet har mye for seg. Som siste alternativ kan du ta kontakt med Office 365-support. Microsoft sikkerhetskopierer innholdet i områdesamlinger to ganger i døgnet og oppbevarer det i 14 dager. Dermed kan du få en full gjenoppretting, som riktig nok overskriver alle filer. Det finnes ingen forpliktende avtale om tjenestenivå (SLA), og det kan ta flere dager før alle data er på plass.
Gjenoppretting med Office 365 og Cloud Backup
De innebygde funksjonene i Office 365 inneholder et imponerende sett med teknologier for kjapt å berge tapte data: mappene for slettede elementer i Exchange, papirkurvene og versjonsloggen i SharePoint og OneDrive. Filgjenoppretting for OneDrive kan vise seg å være en effektiv metode for raskt å komme i gang igjen etter et virusangrep eller når uhellet er ute. Men som fullverdig backup-løsning kommer disse funksjonene sørgelig til kort. Hovedproblemet er at du ikke kan gå langt nok tilbake i tid, samtidig som rettslig sperre i Exchange egner seg dårlig for gjenoppretting, mens Microsofts tjeneste for SharePoint i beste fall er en nødløsning.
En vanlig backup-strategi starter som regel med tre spørsmål:
- Hvor mye datatap tåler vi?
- Hvor langt arbeidsavbrudd kan vi leve med?
- Hvor lenge skal vi oppbevare data?
Basert på svarene kan du ende opp med følgende regime: full backup én gang i uken, inkrementelle flere ganger om dagen, plusset på med måneds- og års-backuper. Noe av det samme er mulig med Cloud Backup, som er en sky–til–sky-tjeneste som lagrer data i nærmeste Microsoft Azure-lokasjon, og som på den måten har samme høye tilgjengelighet som Office 365.
Cloud Backup
Cloud Backup sørger for kontinuerlig trygghet og produktivitet ved å skilte med disse egenskapene:
- Fingranulære backuper av e-post
- Designet for å gjenopprette data
- Lettvint brukergrensesnitt
- Gjenoppretting ved få museklikk
- Gjenoppretter direkte til postboksene
- Opprettholder mappestrukturen i postboksene
- Gjenoppretter direkte til SharePoint og OneDrive uten å overskrive filer
- Beskyttelse mot permanent sletting i SharePoint og OneDrive
- Forenklet visning av forskjellige versjoner av samme fil
- Opptil seks snapshots daglig for Exchange Online, SharePoint og OneDrive for Business
- Ubegrenset datakapasitet og oppbevaringstid
Cloud Backup sliter likevel fortsatt med enkelte barnesykdommer. Du kan blant annet ikke gjenopprette layouten i SharePoint, bare filer og mapper, og lisensieringen er ikke basert på antall brukere, men på hvor mange som har tilgang til SharePoint-områder.
Konklusjon
Det er ingen tvil om at du kommer et stykke på vei med de innebygde backup-funksjonene i Office 365. Likevel har disse noen begrensninger, som gjør at det er nødvendig for din bedrift å skaffe seg en dedikert backup-løsning.
