Alle brikker falt på plass da Microsoft i mars 2017 lanserte Microsoft Teams: Endelig kom funksjonen som samlet alle de ulike komponentene i Office 365, og viste hva optimal samhandling virkelig handler om. I dette innlegget får du en rask innføring i de mest brukte funksjonene i Microsoft Teams, samt noen tips og triks.
Oppsett
Dersom du allerede ikke har Teams installert på din PC kan du laste det ned fra teams.microsoft.com (https://teams.microsoft.com/_#/conversations/%5Bobject%20Object%5D?threadId=19:df7bd67299c04e658d4143c04be9a079@thread.skype&ctx=channel). Når du først logger inn i Teams kan det være lurt å sjekke et par ting:
Integrasjon med Skype for Business
Teams er integrert med Skype for Business, og du kan derfor se ditt profilbilde og din tilgjengelighetsstatus nederst i venstre hjørne inne i Teams. Innstillinger-knappen finner du ved å trykke på bildet etterfulgt av "Innstillinger".
Språk
Innstillinger > Generelt > Språk
Du kan med få tastetrykk enkelt bytte språk i Teams. Under Generelt har du også mulighet til å bytte tema (standard, mørk, høy kontrast) og program-alternativer (om Teams skal starte automatisk, åpnes i bakgrunnen og om det skal fortsette og kjøres etter lukking).
Varsler
Innstillinger > Varsler
Under varsler kan du velge hvordan du skal bli varslet ved ulik aktivitet inne i Teams. Du kan velge mellom varslene "Banner og e-post", "Banner" eller "Vis bare i feed". På denne måten kan du for eksempel enkelt få med deg når medlemmer blir lagt til i en gruppe, når andre sender deg en chatmelding, eller når noen liker et innlegg du har lagt ut.
Team
For å se en oversikt over alle teamene du er medlem av, eller opprette et nytt team, trykker du på knappen som vist nedenfor:
Opprette team
Team > Legg til team
For å opprette et nytt team trykker du på knappen "Legg til team", som du finner under alle dine eksisterende grupper, til høyre for innstillinger-knappen. Hvert team som opprettes får automatisk tildelt en egen SharePoint side, som fungerer som teamets dokumentbibliotek, hvor alt av team-innhold (bortsett fra samtaleloggen) samles. Når du oppretter et nytt team blir det automatisk lagt til en kanal som blir kalt "Generelt", som dukker opp under teamet du har opprettet.
Opprette kanaler
Marker den aktuelle gruppen > mer-knappen (tre prikker)
Hver gruppe er strukturert slik at man kan knytte flere kanaler til hvert enkelt team. Et eksempel: En liten/mellomstor bedrift har et team hvor alle ansatte er medlem. Dersom bedriften ikke har en egen markedsavdeling kan det da være nyttig å ha en egen kanal under teamet som heter "Markedsføring". Et annet eksempel kan være at en prosjektgruppe har opprettet et team med navnet på kunden, og samler all informasjon tilknyttet prosjektet under ulike faner som økonomi, avtaleregister eller lignende.
Legge til som/fjern fra favoritter
Mer-knappen (tre prikker) > Legg til/fjern favoritt
I en stor bedrift kan det fort bli mange team, hvorav flere er mindre relevante for deg å være medlem av. Ved siden av hvert team og hver kanal finner du "Mer"-knappen, og du kan med denne enkelt legge til eller fjerne team og kanaler fra dine favoritter.
Legge til medlemmer
Marker den aktuelle gruppen > Legg til medlemmer
Du kan både legge til eksterne og interne personer i en gruppe. Når du trykker "Legg til medlemmer" dukker det opp et nytt vindu hvor du for å legge til interne enten kan taste inn et navn, en distribusjonsliste eller en sikkerhetsgruppe, og for eksterne kan skrive inn deres e-postadresser. Fullfør ved å trykke "Legg til".
Faner
Hvert team blir automatisk opprettet med tre ulike faner: Samtaler, Filerog Wiki. Samtaler er medlemmenes chattevindu, hvor hvert medlem kan skrive et nytt innlegg, kommentere andres innlegg, legge til bilder, dokumenter og GIFs. I samtaler har medlemmene også mulighet til å trykke på "Møt nå"-knappen (med et videokamerasymbol), som automatisk starter en videokonferanse for medlemmene i teamet.
Fanen Filer er teamets dokumentbibliotek. Her samles alle dokumenter som blir lastet opp i Samtaler eller direkte under Filer. Dokumentbiblioteket fungerer på samme måte som det du er vant til, hvor du enkelt kan opprette nye mapper, laste opp dokumenter og flytte dokumenter mellom de ulike mappene. Alle medlemmer av teamet kan dele og samarbeide om filer som er lastet opp i kanalen.
Fanen Wikigir medlemmer et dokument hvor de kan samarbeide raskt og enkelt. Lag utkast til dokumenter, søk etter det du leter etter, del ideer, rediger og chat sammen - alt på ett sted. Medlemmer kan enkelt legge til innhold, samt nevne andre i teamet ved å bruke @. Et eksempel på bruksområde kan være å opprette et dokument for nyansatte med viktig informasjon om ulike ting relatert til det å være ny i deres bedrift. Dersom du ikke ser nytte av Wiki, kan du enkelt ta bort fanen ved å trykke på pilen ved siden av etterfulgt av "Fjern".
Legge til faner
Teams gir deg også mulighet til å legge til egne faner, og gjøre om teamets favorittapper og -filer til faner på lik linje med Samtaler, Filer og Wiki. Trykker du på pluss-tegnet til høyre for Wiki dukker det opp et nytt vindu som gir deg flere alternativer. Her kan du raskt se integrasjonene Teams har med de andre komponentene i Office 365. Du kan for eksempel opprette faner som er et Excel-dokument, en OneNote eller en PowerBI-rapport. Du kan i tillegg ha faner som YouTube, SurveyMonkey eller en annen nettside.
Administrere team
Mer-knappen (tre prikker) > Administrer team
Du kan enkelt administrere team der du er eier. Et team kan ha flere eiere, som kan endres under "Medlemmer". Her kan du i tillegg administrere ulike kanaler og generelle innstillinger for teamet, som gir deg mulighet til å blant annet legge til teambilde, aktivere/deaktivere rettigheter, tildele gjestetillatelser og tillate emjois, memes og GIFs.
Chat
Teams er en chatbaset plattform og gir brukere mulighet til å chatte med enkeltpersoner eller flere personer i en gruppechat. Chat-tjenesten er ikke avgrenset til medlemmer i ulike team, men gir deg mulighet til å ta kontakt med alle kolleger i bedriften - på tvers av avdelinger.
Starte en ny chat/gruppechat
Start enkelt en ny chat ved å trykke på "Ny chat"-ikonet, eller enkelt trykk på en av personene i din liste dersom dette ikke er første gang dere chatter. Samtale-, fil- og aktivitetshistorikk blir lagret og er tilgjengelig inne i chat-vinduet til det enkelte medlemmet. I tillegg kan du se personens plassering i bedriftens organisasjonskart.
Aktivitet
Under aktivitet finner du en logg av all aktivitet som har foregått enten på team- eller person-nivå. Du kan med andre ord se hvem som har kommentert hva når det kommer til innlegg du har skrevet eller vært en del av, eller se alle dine aktiviteter på tvers av team og kanaler.
Søkefunksjon
Uansett hvor du befinner deg i Teams har du søkefunksjon lett tilgjengelig øverst til venstre i vinduet. Tast inn enten navn på personer, innhold i en chat eller navnet på en fil, og Teams sorterer treffene for deg.
Spennende muligheter med Bots
Teams gir deg mulighet til å bygge og tilknytte intelligente "bots" til Teams. Det kan for eksempel være bots som kommuniserer med medlemmer gjennom chat, eller bots som pusher informasjon som er relevant for de ulike medlemmene som direktemelding eller via en kanal. Mulighetene er mange! For å lese mer om hvordan du kan lage din egen bot kan du lese mer her.
Konklusjon
Det er ingen tvil om at Teams er en samhandlingsplattform i toppklasse - med et hav av muligheter. Med riktig oppsett av ulike team, kanaler og tilhørende faner kan Teams bidra til å bedre kommunikasjonen, samhandlingen og effektiviteten til ansatte - på tvers av bedriftens avdelinger.
