For tre år siden lanserte Microsoft appen Outlook Mobile, og målet var at det skulle være den beste appen for e-post og kalender når man var på farten. I tillegg skulle den kombinere kundeopplevelser med sikkerhet i bedriftskvalitet. Microsoft lanserer nå ny, avansert funksjonalitet i Outlook Mobile, som tagging av e-post og forbedret styring av mobilenheter. Oppdateringen kommer med nye funksjoner som favorittvarsler og integrasjon med Microsoft Teams.
I løpet av de siste tre årene har vi allerede sett at appen har fått en forbedret integrasjon med Office 365, samt kunstig intelligens som i tillegg hjelper med å forutse dine behov. Det er også lagt til et bredt spekter av funksjoner for å enklere følge prosesser og krav til samsvar. Med Outlook Mobile kan bedriftens konfidensielle opplysninger administreres på en sikker måte.
Nøkkelegenskaper
- Office 365 “on-the-go": Med Outlook Mobile har du tilgang til Office 365 på ett sted: e-post, kontakter, filer, kalender og møter.
- Sikkerhet og administrasjon: Appen hjelper deg med å beskytte sensitiv informasjon, samtidig som du kan få ting gjort mens du er på farten. Det er mange muligheter for bedriften å stramme inn sikkerheten ytterligere. Dette kan Lillevik IT hjelpe dere med.
- Organisert: Du kan booke møter, sjekke om kollegaene dine er tilgjengelige, se etter svar på invitasjoner og dele kalendere.
- Intelligens: Reise og restaurant bookinger vil automatisk lagres i din kalender. Du får påminnelser på når du burde reise. Det er også flere søkefunksjoner i appen.
- Designet for mobil: Outlook viser deg det som er viktigst for deg, så du enklere kan få ting gjort.
Ny informasjonsbeskyttelse
Vi vet at det for alle virksomheter er viktig å kunne beskytte konfidensiell informasjon. Outlook Mobile kommer nå med klassifiseringsknapper for e-post. Det vil snart bli mulig å klassifisere og merke e-postadresser for å sikre at sensitiv informasjon håndteres i samsvar med selskapets retningslinjer. Microsoft Information Protection introduseres for iOS og Android for å bidra til et felles sett med beskyttelsespolicy og handlinger på tvers av Microsoft 365-apper. En administrator kan for eksempel angi egendefinerte følsomhetsetiketter som «generell» eller «konfidensielt» med tilhørende handlinger. Som for eksempel å legge til en bunntekst til e-posten. Som bruker vil du kunne legge til en «company confidential» tagg til e-posten slik at den kun kan åpnes av mottakeren som er autorisert til å dekryptere meldingen. En administrator kan også sette opp en policy slik at du kan endre en sensitivitetstagg dersom det er nødvendig, men det vil alltid kreve en begrunnelse med tanke på sporing og samsvar. Denne funksjonen vil i første omgang være tilgjengelig som “preview” for kommersielle brukere innen utgangen av året.
Nye muligheter for administrasjon av Outlook Mobile
For å gjøre det mulig for bedrifter å få sine ansatte raskt opp på en sikker e-post og kalenderløsning legges det også opp nye appkonfigurasjonsfunksjoner for Outlook Mobile. Det er nylig rullet ut en ny opplevelse for å enkelt legge til nye bedriftskontoer for å redusere at ansatte bruker personlige kontoer på enheter som håndteres av bedriften. For eksempel kan en administrator angi bedriftens e-post og OneDrive for Business-konto som er tillatt i Outlook Mobile.
Flere verktøy for kommersielle Outlook-mobilkunder
En administrator vil snart kunne overstyre bestemte konfigurasjonsinnstillinger for Outlook Mobile apper, som for eksempel på/av-tilstanden for synkronisering eller lagring av kontakter, berørings-id, blokkering av eksterne bilder og e-postalternativer som innstillinger for fokusert innboks for brukerne. En standardisering av disse innstillingene vil forenkle og skalere distribusjonen av Outlook Mobile samtidig som det sikrer at brukerne får en konsistent opplevelse.
Det blir også enklere å raskere konfigurere kontoer. En administrator vil snart kunne sette opp konfigurasjoner for Outlook-kontoer med en moderne godkjenning. Dette vil sikre at ansatte bruker riktig oppsettinformasjon for en bedriftskonto. Når oppsettet er så enkelt som å skrive inn et passord, vil det også bli færre samtaler til helpdesken, og det blir raskt og enkelt å sikre en mobil. Denne funksjonen er allerede tilgjengelig for Exchange-kunder.
Hold deg oppdatert på det som er viktig
Du kan opprette og bli med i Teams-møter i Outlook Mobile. Flere bruker nå Teams for å samhandle bedre, og den kjente appen er integrert i Outlook. Det blir snart mulig å legge til et Teams-møte i kalenderoppføringene dine og du kan dermed bli med i et møte direkte fra Outlook. Denne muligheten anses å være tilgjengelig for mobil tidlig i 2019.
Office-Lens kommer til Outlook Mobile
Har du noen gang vært på en konferanse hvor du må håndtere mange visittkort? I tillegg til å bruke Office-Lens teknologi for bilder, dokumenter og whiteboard-bilder i Outlook Mobile, kan du også enkelt ta et bilde av kortet, og kontaktinformasjon vil lagres automatisk i Outlook. Bildene vil bare bli brukt i henhold til bedriftens app- og beskyttelsespolicy. Denne funksjonen vil først bli tilgjengelig for Android-brukere i løpet av de kommende måneder.
Favorittvarsler
Noen ting bør prioriteres før andre. Enten det er din leder, barnet ditt eller en kollega, vil du svare dem på riktig måte. Det blir derfor snart mulig å angi meldinger til «favoritter», hvor du blir varslet kun dersom bestemte personer sender deg en e-post eller kalenderhenvendelse. Favorittvarsler forventes å bli tilgjengelig i løpet av de kommende måneder.
Kalenderdeling og søkemuligheter
Det blir nå enklere å dele tidsplaner med kollegaer, administrere romreservasjoner og delegere kalendere. Du kan velge å legge til delte kalendere og søke etter personer, rom eller postkasser. Det blir enkelt å legge til eller vise en kollegas delte kalender eller møterom som har blitt reservert. Denne muligheten er nå under utrulling til kommersielle brukere.
Hvis du trenger å finne en bestemt kalenderhendelse, utvides også søket i Outlook Mobile, hvor søk i kalenderhendelser vil bli lagt til. Mobilsøkerversjoner i Outlook er utviklet for å hjelpe deg med å finne det du trenger enda raskere. Denne muligheten vil snart bli tilgjengelig for Outlook-mobilkunder.
Avslutning
Alle disse nye mulighetene er ment til å gi brukerne en forbedret opplevelse, samt gjøre at vi kan arbeide mer effektivt også fra mobile enheter.
Oktober er måneden for nasjonal sikkerhet. Det er derfor viktig at vi nå gjør oss kjent med nye sikkerhetsfunksjoner. Vi bruker mobilen mer enn noen gang, det er derfor viktig at vi også sikrer denne enheten mot skadelige koblinger og usikre vedlegg.
Ønsker du mer informasjon om sikkerhet?
Kilde:
