Enklere hverdag med fokusert innboks i Outlook
E-post er en av de viktigste kommunikasjonskanalene for virksomheter, samtidig som det er den kanalen der ansatte mottar mest unyttig informasjon og spam. For å kunne være mest mulig effektiv i dagens arbeidsliv er det mange som kunne dratt nytte av en mer organisert innboks. Det er mulig å sette regler for at visse e-poster skal legge seg i bestemte mapper, svarteliste avsendere, eller slette uinteressante e-poster etter hvert som de kommer inn i innboksen, men dette er ofte tungvint. Det var dette som lå til grunn da Microsoft utviklet "fokusert innboks" for Outlook.
Hva er fokusert innboks?
Kort fortalt er fokusert innboks en funksjon du enkelt kan sette opp i din Outlook som hjelper deg med å filtrere e-post basert på hva som er viktig for deg. Du får rett og slett to innbokser, "Fokus" og "Annet". Fokusert innboks er ikke ment til å kontrollere hva du mottar av e-post, det er heller en funksjon som vil forstå og prioritere hva som er viktig og relevant for deg. Det kan virke skummelt for enkelte, da man lett kan tenke at man "går glipp av" en e-post. I Lillevik IT har vi testet dette internt og konkludert med at dette fungerer veldig bra, og vi anbefaler alle å teste funksjonen. Det er et steg nærmere en mindre stressene innboks.
Hvordan fungerer fokusert innboks?
Teknologien bak fokusert innboks baserer seg på innholdet i e-posten og hvem du samhandler mest med. For eksempel vil maskin-generert e-post, nyhetsbrev og lignende havne i "Annet" innboksen.
Ved å aktivere Innboks med fokus, vil du enkelt kunne se to faner, Fokusert- og Andre-fanene øverst i innboksen. Outlook vil etter hvert begynne å forstå hvilke typer e-post som er viktig for deg, og hvilke som er mindre relevant. Den blir smartere, og vil begynne å organisere meldingene som kommer inn. Du kan også finjustere selv hvilke e-post som skal havne hvor. Ved å høyreklikke på en e-post kan du deretter velge enten "Flytt til Annet" eller "Flytt til Fokus" basert på hvilken innboks du er i. I tillegg er det mulig å "lære" Outlook hva som er mest viktig og relevant for deg ved å flytte mellom de to fanene. Ved å overstyre på denne måten, vil meldingene fra disse avsenderne alltid vises i bestemt mappe.
Antall uleste e-post som vises i Innboksen din vil vise tallet som gjelder for begge innboksene dine.
Bilde hentet fra: https://support.office.com/en-us/article/focused-inbox-for-outlook-f445ad7f-02f4-4294-a82e-71d8964e3978?ui=en-US&rs=en-US&ad=US
Skru av eller på fokusert innboks
For å skru av eller på funksjonen trykker du på "Visning" i Outlook og velger å markere fokusert innboks eller ikke.
Hvorfor ser ikke jeg fokusert innboks?
Innboks med fokus vil være tilgjengelig nå du aktiverer funksjonen. Dette gjelder alle versjoner av Outlook som mottar funksjonsoppdateringer. Dersom du har en epostkonto for Office 365 og jobber i en bedrift, må du sjekke om systemansvarlig har skrudd på funksjonen, og at denne ikke er deaktivert for organisasjonen. Dersom du er usikker kan du kontakte systemansvarlig dersom du trenger hjelp.
Det er stadig flere aktører som vil dele informasjon og søke etter vår oppmerksomhet. Det er dermed viktig at vi har de riktige redskapene som kan hjelpe oss å fokusere på det som er viktigst. Fokusert innboks vil bidra til nettopp dette.
I Lillevik IT er vi opptatt av at alle skal ha den mest mulige effektive arbeidshverdagen som mulig.