Først må vi bare avklare forskjellen mellom en ekstern deltaker i et møte og det å være gjest i et team.
En ekstern deltaker i et møte: En person du skal invitere til et Teams møte en gang, eller lage et regelmessig møte med.
En gjest i et team: En person som jobber i et annet selskap du har lyst til å samarbeide med i et team i Teams. En person du vil ha møter med, dele filer og chatte med over en gitt periode.
Eksterne deltakere i et Teams-møte
Hvem som helst kan delta i et Teams møte, og du kan fint dele en lenke til et møte med en ekstern e-postadresse. Følg oppskrift under for å invitere en ekstern deltaker til et møte.
Opprette et møte
Du kan enkelt opprette et møte direkte fra Teams, eller fra Outlook. Fra Outlook så velger du «Nye elementer» og Teams møte.
Derfra skriver du inn e-postadressen til den eksterne du vil ha med i møtet. Hvis du velger møtealternativer får du opp valg om den du inviterer til møte må inn i en lobby før de blir med i møtet, samt valg om hvem som får presentere i møte.
Du kan også opprette et Teams møte rett fra Teams. Da går du til Kalender og velger Nytt møte øverst til høyre.
Må den eksterne deltakeren ha Teams selv?
Nei. Det eneste du trenger er en e-postadresse. Den eksterne deltakeren blir med i møte ved å trykke på lenken som automatisk blir opprettet for deg når du lager et nytt møte. Man trenger heller ikke ha Teams installert for å bli med. Har man ikke applikasjonen så vil man kunne delta i møtet fra nettleseren sin. Se valgene man får ved å trykke på lenken under.
Neste steg er å skrive inn navnet sitt og så er man klar. Man får litt mindre funksjoner når man er deltaker i et møte via nettleseren sin, blant annet får man ikke chatte. Hvis den eksterne gjesten har en Office 365-konto kan de logge på med den og delta i møte i Teams applikasjonen, og da får man også mer funksjonalitet.
PS: Du kan også chatte med eksterne personer i Teams om din IT-administrator har tillat det. Åpne en ny chat i Teams og skriv inn personens e-postadresse.
En gjest i et team
Hvis du vil samarbeide med en person utenfor din organisasjon i Teams er det fullt mulig! Men, det er to ting som må være på plass før du kan invitere gjesten:
1. Din organisasjon må ha godkjent gjestetilgang i Teams. Dette er noe din IT-administrator må ha godkjent.
2. Du må være eier av teamet du skal inviterer gjesten til.
Hvordan legge til en gjest i et team
Gå til teamet du vil legge til gjesten i. Høyreklikk på de tre prikkene og velg "Legg til medlem".
Skriv inn e-postadressen til den eksterne personen. Personen vil få gjest i parentes for å synliggjøre at dette er en gjest i teamet.
Tips: Når du legger inn e-postadressen så ta deg litt tid til å redigere navnet på personen. Hvis du ikke gjør dette nå, så må du spørre IT om hjelp til dette senere.
PS: Hvis du her får opp "Finner ingen treff" så er den enten fordi du ikke er eier av teamet, eller at din IT-administrator har blokkert gjestetilgang i Teams.
Trenger gjesten ha Teams eller Office 365 fra før?
Nei. Alt du tenger er en e-postadresse og selve Teams applikasjonen kan gjesten laste ned gratis.
Når du har lagt inn en gjest i et team får gjesten en velkomstmail som beskriver hvordan de kommer seg til teamet ditt.
Ikke nøl med å ta kontakt med oss dersom du har spørsmål rundt Microsoft Teams.
