Kom i gang med Microsoft Teams 2/4 - Grupper og kanaler

Forrige uke skrev vi om 10 tips til å komme i gang med Microsoft Teams. I del 2 skal vi dykke dypere inn i applikasjonen og se på hvordan vi best kommer i gang med grupper og kanaler. La oss begynne med å tenke på hvordan Microsoft Teams tillater individuelle grupper å organisere og samarbeide på tvers av forretningsscenarioer.

Hva defineres egentlig som gruppe (også kalt team)? En gruppe i Microsoft Teams er en samling av personer og verktøy som angår forskjellige prosjekter i bedriften. Disse gruppene kan være enten private og åpne for inviterte brukere eller åpne for alle i bedriften. En kanal defineres som en seksjon innad i en gruppe som inkluderer spesifikke temaer, prosjekter eller disipliner. Alle som er med i gruppen kan snakke sammen i et åpent forum.

Medlemskap, roller og innstillinger

Medlem av en gruppe

Når Microsoft Teams aktiveres for en bedrift, må bedriften utpeke eiere til de enkelte gruppene. En eier kan invitere enhver medarbeider de jobber med inn i gruppen. Avhengig av bedriftens innstillinger, kan gjester utenfor organisasjonen bli lagt til i valgte grupper. Dersom du vil lese mer om gjestetilgang kan du se mer på Microsoft sine hjemmesider.

Er du eier av en gruppe kan du også opprette grupper basert på en eksisterende Office 365-gruppe. Alle endringer som gjøres vil dermed synkroniseres med Microsoft Teams automatisk. Det blir dermed enklere å synkronisere filer og dokumenter i applikasjonen.

Roller

Det finnes to forskjellige roller i Microsoft Teams: eier av gruppe (personen som oppretter gruppen) og gruppemedlemmer (personene som er invitert til å delta i gruppen). En eier kan gjøre et medlem til deleier av en gruppe etter at de er blitt invitert. Det gjør det enklere å dele ansvaret mellom hverandre, håndtere innstillinger og invitasjoner.

Innstillinger

En gruppe-eier kan enkelt administrere innstillingene i Microsoft teams. Dette gjelder spesielt muligheten til å legge til gruppebilde, angi tillatelser på tvers av medlemmene for å lage kanaler, legge til faner og kontakter, bruke @ for å nevne gruppen eller kanalen, og bruken av GIF og klistremerker.

Struktur

Det er mulig å lage grupper basert på strukturen i bedriften. Det er også anbefalt å opprette grupper med et større sett med medlemmer og flere kanaler. For å få en best mulig brukeropplevelse er det nyttig å minimere antall grupper som krever en persons deltakelse. Kanaler innenfor en gruppe bør betraktes som emner eller arbeidsflyt for å hjelpe gruppen med å organisere arbeid og levere hensiktsmessig informasjon. Grupper lager man basert på arbeid, prioriteringer og stil. Når du oppretter en gruppe, vil en generell kanal opprettes automatisk som standard.

• Generell kan brukes til å dele oversikt over hva gruppen ønsker å oppnå, som for eksemepel et prosjekt eller hvem som er hvem i gruppen.
• Generell kan brukes til nye medarbeidere som et sted de kan få nyttig informasjon om bedriften
• Generall kan brukes til kunngjøringer eller konfigurasjon med SharePoint-kontakter

I en gruppe som består av mange kanaler kan det være nyttig å favorisere de kanalene du bruker mest.

Avslutning

Office 365 er designet for å møte unike behov til forskjellige type bedrifter og grupper. Med integrerte applikasjoner kan vi enkelt kommunisere, samarbeide og oppnå mer. Med Microsoft Teams kan vi raskt sette sammen grupper i og utenfor organisasjonen, chatte med andre for å drive raske og inkluderende samtaler, dele og samsvare dokumenter på en sikker måte og følge med på prosjekter innad i bedriften. Vi kan bruke grupper til å dele notater, nettsider og apper, og sist men ikke minst forenkle tilgangen til Office 365-tjenester.

Ønsker du mer informasjon om Microsoft Teams?