Få gjort mer med organisert gruppearbeid! Med Microsoft Planner kan deltakere i enn gruppe enkelt opprette nye planer, organisere og tilordne aktiviteter, dele filer, samt chatte om det dere jobber med.
Organiser gruppearbeidet med Microsoft Planner
Planner er et verktøy i Office 365 (inkludert i Office 365 Enterprise (E1, E3, E4 og E5), Office 365 Education (E1, E3, E4 og E5), Office 365 Business Essentials og Office 365 Business), som gir deg de fire sentrale funksjonen du trenger i et oppgavebehandlingssystem: en informasjonshub, fleksibel kategorisering, kommunikasjon og innsikt:
- Ett sted for all informasjon: Planner er en one-stop-shop, og lar deg legge ved filer i oppgaver, samarbeide om disse filene og ha samtaler om oppgaver uten å bytte app. Alt av teamets samtaler og leveringer beholdes innenfor gruppen, og blir ikke spredt i diverse tredjepartsprogrammer. Mine aktiviteter-visningen gir en omfattende liste over alle aktiviteter og tilhørende statuser på tvers av alle planer, og når du samarbeider med andre på en plan, ser gruppemedlemmer alltid hvem som jobber med hva.
- Fleksibel kategorisering: Planner gir deg mulighet til å kategorisere dine oppgaver på flere ulike måter. Du kan opprette så mange "samlinger" du vil, med hvilke navn du vil, og legge til oppgaver til hver samling med en enkel drag and drop-funksjon. Mange foretrekker å ha to buckets - en basert på tid og en på prosjekt. Den tidsbaserte samlingen kan hjelpe deg sortere diverse oppgaver inn i ulike grupper for eksempel basert på frister (må-gjøres, i prosess, og langsiktig). Prosjektbaserte samlinger samler alle oppgaver relatert til ett prosjekt, uavhengig av frister og hvor langt du har kommet.
- Kommunikasjon: Det hender at personer ikke har mulighet til å delta i møter, eller at noen er nettopp onboardet et team og ikke kjenner til hva som har blitt gjort tidligere. På hvert oppgavekort fins det et kommentarfelt. Dersom du skriver en kommentar her, begynner du automatisk en samtale i gruppens innboks, som blir spredt til alle i gruppen. Dette er en meget god måte for å bygge en kultur som omhandler åpenhet rundt gruppemedlemmers oppgaver.
- Innsikt: Planner gir deg i tillegg tilgang til funksjoner som du kanskje ikke visste at du trengte. En av disse funksjonene er analyseverktøy som gir innsikt i ting som hvem som har for mange oppgaver, og hvor produktive gruppen er. Benytter du deg av "Charts"-oversikten i Planner får du raskt et inntrykk av hva som foregår i gruppen, hvem som har mye/mindre å gjøre, samt om deloppgaver i prosjektet er forsinket. Dersom du oppdater at noen i gruppen er overarbeidet kan du enkelt flytte oppgaver over på andre for å komme i mål.
Videre i dette innlegget vil vi ta deg gjennom hvordan du enkelt kan sette opp en ny plan og komme i gang med ditt gruppearbeid i Planner.
Steg 1. Opprette en ny plan
Velg Ny Plan. Bestem et navn på planen. Velg hvem som skal kunne se innholdet i planen din. Lag en beskrivelse og opprett.
(Hvis du har startet å benytte deg av Teams kan du også opprette en plan inne i Teams- applikasjonen)
Steg 2: Opprette samlinger og aktiviteter
Det første du gjør er å opprette en ny samling (1). Tenk på disse som faser i et prosjekt. Vi har brukt flytting i vårt som du ser under. Skriv en overskrift, og så går du over til å opprette aktiviteter under hver samling (2).
I hver aktivitet du oppretter har man følgende valgmulighter:
Velg hvilken samling aktiviteten skal tilhøre, hvem aktiviteten skal tildeles, sett fremdrift, start- og forfallsdato, beskrivelse, eventuelle vedlegg og kommentar. Kommentarene du skriver blir sendt i en e-post til den du tildeler oppgaven. Du har også mulighet til å legge inn en sjekkliste. I tilegg kan du gi aktiviteten er fargekode. Alt lagres automatisk.
Steg 3: Arbeide med aktiviteter
Når du blir tildelt en aktivitet vil du få en e-post, og du vil også få aktivitetene under "Mine Oppgaver" i hovedoversikten i Planner. Der vil du se alle aktiviteter som er tildelt deg, de som ikke er startet, de som pågår og de som er fullført. Du kan lett trykke deg inn i en av dem og forsette arbeidet.
Når det nærmer seg forfallsdato på dine aktiviteter vil du motta en e-post med en påminnelse. Her vil du se dine kommende aktiviteter i kronologisk rekkefølge og du kan enkelt trykke deg rett inn i oppgavene å fortsette.
For å få en god oversikt over alle aktivitetene i din plan kan du trykke på selve planen og velge diagrammer. Her kan du sortere på medlemmer, legge inn filter og for eksempel gruppere etter forfallsdato. Du får også en tidsplan over alle aktivitetene.
Konklusjon
Logg deg inn på portal.office.com, finn Planner-ikonet og prøv ut Planner som er bygget for samarbeid, tilpasser seg alle enheter og er integrert med andre verktøy i Office 365.
