Mimrer vi bare ett år tilbake satt vi på kontoret og brukte møterommene våre. Vi brukte som regel bare videomøter med eksterne samarbeidspartnere, kunder eller andre. Vi i Evelon hadde heldigvis brukt Microsoft Teams en god stund, men for mange bedrifter ble arbeidshverdagen brått ny – og nye tjenester og applikasjoner ble helt essensielt å få på plass. Og der dukket de opp på løpende bånd – Microsoft Teams, Zoom, Google Hangout og Facebook messenger. Alle med funksjoner som muliggjør møtevirksomhet hjemmefra.
Det naturlige for Microsoft 365-abonnenter vil helt klart være å benytte Microsoft Teams, på lik linje som for de bedriftene som bruker G-suite vil det naturlige være å gå til Google Hangout. Zoom er populært for begge, mens Facebook messenger kanskje bare egner seg for noen bransjer. Det er mange diskusjoner og meninger om hvilke plattformer som er best. Det viktigste er at man finner en plattform som dekker det behovet bedriften har – hva er det man egentlig trenger? Her vil jeg også tørre å påstå at for mange bedrifter i SMB-segmentet vil også pris være en avgjørende faktor.
I dette innlegget skal jeg prøve å gi dere en sammenligning av spesielt Microsoft Teams og Zoom – to plattformer som brukes av mange bedrifter i Norge. Som Microsoft partner bruker vi i Evelon Teams, men i eksterne møter hender det støtt og stadig at vi også er innom de nevnte.
Microsoft Teams eller Zoom?
Både Microsoft Teams og Zoom tilbyr begge et sett med tjenester for videokonferanser og telefoni på et veldig høyt nivå. Men det er kanskje når man går enda dypere ned i de mer nyanserte funksjonene som UX, prissetting og integrasjoner man enklere kan evaluere kompromisser og ta den beste beslutningen om hvilken plattform som passer best.
Begge plattformene kommer med møter, chatter, samtaler, skjermdeling og fildeling. Forskjellen mellom de to er egentlig Microsofts integrasjon mellom Teams og Microsoft 365-pakken. Noe som gjør Teams til en «one-stop-shop» for mange bedrifter. Det muliggjør dermed mer effektivt samarbeid, sikkerhetskopier og filsøk. Midlertidig har Zoom sammen med Slack funnet en måte de kan balansere Microsoft integrasjonene med et omfattende partnerskap og et sett med tekniske kvalifikasjoner.
Her er det verdt å nevne at dersom bedriften allerede har et Microsoft 365-abonnement vil det prismessig være en fordel med Microsoft Teams da dette allerede er inkludert uten ekstra kostander.
Så, hvorfor Zoom?
For det første er tjenesten gratis å bruke, og du får tilgang til de aller viktigste funksjonene selv om du ikke betaler en eneste krone. I Zoom kan du invitere opptil 1000 personer inn i et videomøte, hvorav 50 av deltakerne vil vises på video. Du får HD-video og god lydkvalitet. Som nevnt over tilbyr Zoom skjermdeling, samt en interaktiv tavle for den som presenterer. Deltakere kan også rekke opp hånden og reagere med emojies.
Det som trekker Zoom litt ned er kanskje det at møte bare kan vare i 40 minutter dersom man holder seg til gratisversjonen, men dersom du betaler 15 dollar mer i måneden kan de vare i 24 timer. Flere rapporterer også om litt vanskelig oppsett. Inviterte personer må klikke seg gjennom flere pop-up-bokser og det kan bli utfordrende å forstå hvordan man faktisk kan gi tilgang til både mikrofon og kamera.
Hva med Microsoft Teams?
Selv om dette er applikasjonen vi i Lillevik IT bruker aller mest, fortjener den ganske mye skryt – det er et fantastisk produkt for alle selskaper som benytter seg av Microsoft 365. På lik linje som med Zoom kan du få tilgang til Teams helt gratis. Det krever bare en Microsoft—konto og du kan dermed opprette team med opptil 300 personer. Men for å få den fullstendige versjonen samt koblingen til resten av Microsoft 365-pakken må du ha et bedriftsabonnement.
Teams har støtte for 250 deltakere og det er enkelt og sømløst å sette opp invitasjoner til møter i Outlook. Her kan du også rekke opp hånden, og nylig ble det også lansert grupperom (bedre kjent som breakout rooms), som tar idemyldring i virtuelle møter til nye høyder.
Brukergrensesnitt
Brukergrensesnittet og opplevelsen er kanskje der Zoom utmerker seg i hele denne debatten. Zoom-brukere får et enkelt grensesnitt og muligheten til å få sluttbrukerne i gang med videokonferanser uten noen form for opplæring eller IT-støtte.
Microsoft Teams kommer med en litt større utfordring, mye fordi de ansatte trenger å lære seg hvordan de kan samhandle i forskjellige kanaler og team, jobbe med fildeling, samt alle de andre Office-applikasjonene. Men hele settet i Teams har også bedre verdi da Teams tillater en samarbeidsfunksjonalitet med et bredere bruksområde enn de fleste andre.
Integrasjoner
Integrasjoner er mye diskutert når det kommer til alle plattformer. Både Zoom og Microsoft har begge mange av disse å velge mellom. Den største gevinsten med Microsoft Teams er selvsagt den tett, innbakte integrasjonen av Microsoft 365-apper, i tillegg til mer en 70 integrasjoner som inkluderer alternativer for undersøkelser, vær og nyheter, for å nevne noen. Baksiden med Zoom er at de ofte blir lagt til som integrasjon til andre plattformer. Et godt eksempel på dette er hvordan Zoom og Slack fungerer sammen. I tillegg til denne, har Zoom over 100 integrasjoner, inkludert integrasjon med Microsoft 365.
Pris
Både Microsoft Teams og Zoom tilbyr begge en gratisversjon av plattformen, med mer avanserte funksjoner som tilbys med betalte planer.
Gratisversjonen av Microsoft Teams inkluderer begrenset chat og samarbeid, produktivitetsapper- og tjenester, møter, samtaler og sikkerhet. To store brikker som mangler her inkluderer administrasjonsverktøy og Microsoft-støtte.
Zoom’s gratisversjon inkluderer møter med opptil 100 deltakere (med 40 minutters begrensning), ubegrenset 1:1 møter, online support, samt video- og webkonferansefunksjoner, samarbeidsfunksjoner og sikkerhet.
Pris for Zoom månedlig:
- Zoom Basic – Gratis (Personlig)
- Zoom Pro – ca kr 134 (Små team)
- Zoom Business - ca kr 196 (små- og mellomstore bedrifter)
Du kan lese mer om prisene og de forskjellige abonnementene her.
Microsoft sitt Premium-abonnement er litt billigere pr bruker enn Zooms sammenlignbare Pro-plan, men deres forretningsplaner ligger på samme prisnivå. Hovedforskjellen er som nevnt tidligere at Teams følger med som en del av bedriftsabonnementet i Microsoft 365 – du trenger dermed ikke investere i ytterligere tjenester eller plattformer for samarbeid og kommunikasjon.
Microsoft 365-abonnementer som inkluderer Microsoft Teams (månedlig):
- Microsoft Teams – Gratis
- Microsoft 365 Business Basic – kr 40
- Microsoft 365 Business standard – kr 101
- Microsoft 365 Business Premium – kr 162
Du kan lese mer om de forskjellige abonnementene her.
Sikkerhet
Sikkerhet er viktig! Spesielt når en ansatt jobber hjemmefra. Dessverre kom Zoom dårlig ut når det gjaldt deres beskyttelse av personvern i 2020. Zoom måtte dermed gjøre endringer da deres retningslinjer i tillegg tillot Zoom i å bruke enkeltpersoners informasjon i fokuserte annonser, blant annet på Facebook. I tillegg manglet ende-til-ende kryptering. Zoom har trappet opp og gjort nødvendige endringer, men det er fortsatt mange bedrifter som likevel er forsiktige.
Microsoft Teams har gjort beskyttelse til et tydelig fokus. Fra totrinnsverifisering til krypterte data, både under transport og i hvile, har Teams overlegne sikkerhetsaspekter som gjør at bedriften kan puste lett.
Oppsummering
Det er tydeligvis ingen åpenbar vinner i denne debatten, det endelige valget avhenger av dine organisatoriske behov og krav. I mange tilfeller ser vi at flere kombinerer Microsoft Teams og Zoom, og får disse to til å fungere godt sammen. Flere store bedrifter velger å standardisere på både Teams og Zoom.
Microsoft Teams er genialt for det interne samarbeidet, takket være det robuste samarbeidet med resten av Microsoft 365-miljøet. Det er ikke bare en videokonferanseapp, Teams tilbyr også fildeling, chat og kanalløsninger. Dersom du allerede har Microsoft 365 på plass, vil du dermed kunne integrere alle appene med Teams, som gir en sømløs opplevelse for bedrifter som er sterkt integrert i Microsofts økosystem.
Alternativt fungerer Zoom godt for de som vil jobbe med eksterne samarbeidspartnere. Mens Zoom opprinnelig ble designet for forretningsbruk, fungerer plattformen også bra for hverdagsinteraksjoner. Samlet sett er Zoom et solid alternativ for de som leter etter en pålitelig videkonferanseapp med et lite oppsett. I mange tilfeller kan også begge plattformer kombineres og brukes godt sammen.
Når vi snakker om den moderne arbeidsplassen, blir en multiplattform i økende grad det mest ettertraktede. For mange handler det nettopp å ha en «one-stop-shop» med alt samlet på et sted. Microsoft Teams har potensiale til å bli ditt nye kontor – ett sted du jobber både før, under og etter et møte.
