OneDrive for Business er en skybasert lagringstjeneste som er en integrert del av Office 365. Det gir deg et sikkert sted for å lagre, synkronisere og arbeide med dokumentene dine. Du får tilgang til dem også når du er offline og kan jobbe med dem fra en hvilken som helst enhet. Alle arbeidsfiler og mapper er i utgangspunktet private, med mindre du velger å dele dem. Som sluttbruker kan du på en enkel måte angi rettigheter og som administrator kan du sentralt styre deling og synkronisering, samt sette krav til sikkerhet og samsvar. Dokumentene indekseres i bakgrunnen og sørger for lynraske søk. Flere innebygde gjenopprettingsmekanismer gir beskyttelse mot datatap.
Portalen for OneDrive
Det kan være greit å ta utgangspunkt i webgrensesnittet for OneDrive fordi den eksponerer alle funksjoner på en oversiktlig måte. Senere ser vi på hvordan OneDrive ser ut på din lokale maskin. Logg deg på http://portal.office.com og velg OneDrive.
- Øverst til høyre finner du varsler, innstillinger (tannhjulet), hjelp og kontoen din (bildet).
- Øverst til venstre er søkefeltet, som gir deg anledning til å søke på innhold i alle filer.
- Til høyre for søkefeltet er verktøylinjen, som er kontekstsensitiv, dvs. den endrer seg alt etter hva du har valgt. Her kan du opprette nye mappe eller dokumenter. Du kan laste opp filer, sette opp en arbeidsflyt – som består i å opprette automatiserte oppgaver mellom OneDrive-data og andre apper – eller synkronisere dokumenter med din PC eller Mac.
- Til venstre i forlengelse av verktøylinjen kan du angi hva du vil sortere filer og mapper på, om du vil vise filer og mapper som liste, fliser eller åpne dem i Filutforsker. Endelig kan du få frem info om filer og mapper (runding med i).
- Til venstre er navigasjonsruten med oppføringene Filer, Nylig, Delt, Finn og Papirkurv.
- Landingssiden med filer og mapper, som fyller hovedtyngden av skjermen, endrer seg ut fra hva du har valgt i navigasjonsruten. Her ser man innholdet i hele OneDrive-kontoen. Nylig viser sist åpnede dokumenter. Delt har to faner for filer som er Delt med meg og Delt av meg. Finn oppdager relevante elementer, basert på hvem brukerne jobber sammen med og arbeider med. Papirkurv inneholder slettede filer.
- Om du er medlem av Office 365-gupper, vil du se gruppene listet opp her.
- Nederst til venstre er det koblinger for å skaffe seg OneDrive-appene og for å gå tilbake til klassisk OneDrive-versjon i webgrensesnittet.
Filbehandling i OneDrive
Her er ett dokument markert – annet utkast til denne bloggen. Verktøylinjen har endret seg. Det er hentet frem info om filen. Ved enten å høyreklikke på dokumentet eller klikke på ellipsen (…) får man frem en rekke valgmuligheter. Interessant her er å åpne i Word Online, som har utviklet seg til en forbausende god nettbasert app og håndterer at flere redigerer dokumentet samtidig. Deling skal vi se nærmere på i et eget avsnitt. Det samme gjelder versjonsloggen. Som det fremgår av skjermbildet, kunne vi har markert flere filer og eksempelvis flyttet dem til en ny mappe eller foretatt en annen operasjon på dem.
Integrasjon med Office 2016
OneDrive er tett integrert med Office 2016. Klikker du på Ny, får du opp valget om å opprette et Word-dokument, en Excel-arbeidsbok, en PowerPoint-presentasjon, en OneNote-notatblokk, Forms for Excel og en Visio-tegning. Alle filer åpnes i Online-versjonen, men du kan også gå over til tykke Office-applikasjoner. Om du lagrer på OneDrive, aktiveres funksjonen Lagre automatisk for Word, Excel og PowerPoint.
Du behøver ikke lenger å sende vedlegg fra Outlook. I stedet kan du legge ved en OneDrive-fil som kobling. Mottaker kan se de siste endringene og svare i sanntid. Personene du sender meldingen til, får automatisk tillatelse til å redigere filen. Du støter du ikke på begrensninger i hvor stort et vedlegg kan være, du sparer plass i postboksen og oppmuntrer personer til å redigere det samme eksemplaret i OneDrive.
Synkroniser mapper og filer
Nå må vi sette opp toveis synkronisering mellom OneDrive og din lokale PC eller Mac. I Windows 10, er OneDrive allerede installert på maskinen, ellers må du laste den ned fra OneDrive-portalen. Klikk på Synkroniser på verktøylinjen i OneDrive-portalen, og da er du i gang. På oppgavelinjen dukker det nå opp én eller to sky-ikoner. Den blå er for forretningsversjonen av OneDrive, den hvite for forbrukerutgaven. Du kan klikke på dem for å sjekke status for synkronisering og endre innstillinger, blant annet angi hvilke mapper og filer du ønsker å synkronisere.
OneDrive er rettet mot privatbrukere og sørger for personlig lagring utenom arbeidsplassen, mens OneDrive for Business henvender seg til forretningsverden. Den bygger på SharePoint-teknologi og lar deg og dine medarbeidere dele dokumenter og samarbeide på en sikker måte. I skjermbildet ovenfor er OneDrive – Lillevik IT AS forretningsversjonen og OneDrive – Personal privatutgaven.
Dele dokumenter
I portalen har du flere valg for å dele. Du kan foreta det direkte fra Office Online, fra verktøylinjen og ved å klikke på ellipsen (…) til høyre for filnavnet ved å markere et dokument. I Filutforsker må du høyreklikk på dokumentet og velge Del. Dialogen er like i portalen og på din lokale maskin.
Her skal vi dele filene med bare én person. Klikk på pilen til høyre i venstre dialogboks. Klikk på Bestemte personer i midtre dialogboks. Finn frem til personen og klikk på Send.
Administrasjonssenter for OneDrive
Du kan administrere enkelte innstillinger for OneDrive per bruker i Admin Center for Office 365, blant dem om man skal tillate personer utenfor organisasjonen å få tilgang til nettstedet. Men som regel er det mer naturlig å håndtere dette globalt via administrasjonssenteret for OneDrive. Her skal det bare vises at man i høy grad kan kontrollere deling, synkronisering og enhetstilgang, sammen med lagring og krav til samsvar. En detaljert gjennomgang krever en egen blogg.
Beskytte og gjenopprette dokumenter
OneDrive har et dobbelt sikkerhetsnett i form av to papirkurver i OneDrive-portalen. Slettede dokumenter ender i første omgang i den vanlige papirkurven. Om du ikke finner dem der, kontroller papirkurven for andre fase. I portalen kan du gå tilbake til tidligere versjoner av dokumentet. Høyreklikk på filen og velg Versjonslogg. I tillegg kan man redde en hele OneDrive-konto med funksjonen Gjenopprett OneDrive. Men vær oppmerksom på at ingen av disse funksjonene erstatter en dedikert backup-løsning, som Cloud Backup.
Om å spise sin egen hundemat
Én av utfordringene med bloggen var å gjøre det man selv sier. Den er skrevet i Word 2016 på PC og Mac, samt Word Online, naturlig nok lagret i OneDrive. Siste redigering er foretatt på en iPad med Office for iOS. Det var ikke nødvendig å hente frem dokumentet fra papirkurven eller berge det med Gjenopprett OneDrive, men betryggende å vite at det var beskyttet på den måten. Derimot hadde det mye for seg å kunne gå tilbake til en tidligere versjon etter at fremstillingen en sen nattetime bar helt galt av sted. I skrivende stund deles arbeidsfilen med markedsavdelingen for gjennomlesning og godkjenning. Dokumentet blir liggende der det var, samtidig som det nå blir flere om å redigere det og antakelig en del frem og tilbake. Dette er en ganske annen måte å jobbe på enn mot en gammeldags filserver!
Konklusjon
Fordelene ved skylagring er ganske åpenbare. Dataene er der hele tiden, trygt beskyttet av høytilgjengelighetsmiljøer. Forbrukerversjoner, som OneDrive og Dropbox, egner seg overhodet ikke for bedriftsmarkedet. Her stilles det strenge krav til sikkerhet, kontroll og rapportering. Dessuten må tjenesten ha effektive delingsfunksjoner for arbeidsflyt og samhandling. I Microsoft-verden fyller OneDrive for Business dette tomrommet, som det manglende mellomledd i samarbeidsplattformen med Exchange, SharePoint og Skype for Business. Office 365 oppfattes ofte bare som et rimeligere alternativ til bedriftsinterne servere – noe som for så vidt er høyst sant og riktig. Samtidig er det et faktum at Microsoft-skyen og dens «evig grønne» teknologier er med på å drive frem nye løsninger for de utfordringene dagens bedrifter møter. Et godt eksempel på dette er nettopp OneDrive for Business. Den kan ikke bare erstatte din gamle filserver fullstendig, men tilføyer en funksjonalitet og sikkerhet som serveren aldri har hatt og aldri vil få.
