Den tradisjonelle arbeidshverdagen er blitt utfordret av at stadig flere jobber fra andre steder enn kontoret, og at arbeidet gjerne utføres fra ulike enheter og på forskjellige tider av døgnet. Dette har blant annet resultert i et større behov for å enkelt kunne dele filer og dokumenter, og at data må være lett tilgjengelig.
Skylagring løser dette behovet, og gir bedrifter mulighet til å oppnå bedre samhandling, deling og lagring av dokumenter. Ved at dokumenter er tilgjengelige selv uten nettforbindelse, og at synkronisering til skyen skjer automatisk, vil ansatte alltid ha tilgang til dokumenter - uansett hvor og når de måtte ha bruk for de.
Det fins flere ulike typer skylagring - både for privatpersoner og bedrifter - og det er mange som allerede har tatt dette i bruk. Dropbox er et eksempel på en skylagring som er spesielt utbredt blant privatpersoner, men som også brukes av studenter og bedrifter. Har du et Office 365 abonnement er ofte SharePoint og OneDrive de beste alternativene med tanke på fordelene knyttet til det å bruke tjenester fra samme plattform.
I denne artikkelen vil vi ta for oss noen alternative skylagringsløsninger, samt muligheter og begrensninger med hvert alternativ.
Lagring i skyen
Muligheter: SharePoint er som nevnt inkludert i de fleste Office 365 abonnementer, og har en rekke ulike funksjoner for samhandling og lagring. I SharePoint har du blant annet mulighet til følgende:
- Intranett: Opprett dynamiske og produktive gruppeområder etter behov slik at de ansatte enkelt kan dele og administrere informasjon og styrke samarbeidet i bedriften.
- Samhandling: Samarbeid enkelt og sikkert med gruppemedlemmer i og utenfor organisasjonen, på tvers av ulike enheter.
- Rettighetsstyring: Du kan opprette regler for hvilke brukere/roller som skal ha tilgang til hvilke områder/dokumenter
- Søkefunksjon: Du kan enkelt finne frem til dokumentet eller filen du er på jakt etter ved å benytte deg av søkefeltet i SharePoint.
- Wikiside: Med SharePoint Wiki Site kan bedriften opprette et eget oppslagsverk med intern informasjon, som kan inneholde alt fra produktinformasjon til informasjon om de ulike avdelingene i bedriften.
Hvis du ønsker ekstra lagringsplass enn det du har med din eksisterende plan, går det helt fint å kjøpe ekstra lagringsplass uten å oppgradere Office 365-pakken som helhet.
Begrensninger: Store filarkiv kan bli en utfordring, da SharePoint har en begrensing på 50 000 filer per bibliotek. Dette går likevel an å løse, ved at man fordeler arkivene over flere bibliotek. Data i SharePoint blir lagret på servere utenfor Norge, noe som kan være en begrensning for bedrifter som har forskrifter knyttet til hvor data kan lagres. I tillegg kan det for noen bedrifter medføre at det å hente inn filer kan ta noe lengre tid enn ellers.
Muligheter: OneDrive er en enkel måte å lagre filer i skyen på. Du kan synkronisere mappene du ønsker å dele med din OneDrive, slik at du alltid har tilgang til dine filer uansett hvor du befinner deg. Med 1TB lagring per bruker er for lite lagringsplass sjeldent en utfordring, da dette er mer enn hva du får på de fleste standard PC-er. Du kan i tillegg redigere dokumenter og filer direkte i OneDrive, slik du kan med SharePoint.
Begrensninger: Du vil trolig oppleve at OneDrive oppfyller dine ønsker og forventninger når det gjelder skylagring. Likevel kan du med OneDrive, i likhet med lignende programmer, oppleve utfordringer relatert til synkronisering av dokumenter. Disse går som regel an å løse på egenhånd, men i enkelte tilfeller kan det være nødvendig med assistanse fra en Office 365-leverandør. Slik som med SharePoint vil dine filer lagres på servere utenfor Norge, som kan gi de samme begrensningene som tidligere nevnt.
Alternative løsninger
Har du store og tunge filer som du daglig må jobbe med, er kanskje ikke skylagring den beste løsningen. Driver bedriften din for eksempel med videoproduksjon, kan disse filene brått bli 60–100 GB store. Tilgjengeligheten til slike typer filer kan fort oppleves som for dårlig, da det kan ta lang tid å laste de ned.
Dersom begrensningene med skylagring overgår mulighetene, finnes det heldigvis alternative løsninger for fillagring. Filserver er den mest tradisjonelle måten å lagre filer på og har vært i bruk i mange år. Serveren kan enten hostes i et datasenter hos en leverandør av IT-tjenester, i Microsoft Azure eller være en lokal server.
Lagring på filserver
Lagring på privat filserver gjennom leverandør
Filene du laster opp til filserveren hos en IT-leverandør – dokumenter, bilder og video – kan lagres på mange forskjellige måter, og det er viktig at du er klar over hvordan dine filer vil bli lagret før du velger leverandør. De fleste IT-leverandører lagrer filene på robuste, redundante lagringssystemer, på flere lokasjoner i verden, men dette varierer fra leverandør til leverandør.
Muligheter: Ved å lagre filene på en privat filserver gjennom leverandør slipper du lokal infrastruktur og drift. Dersom du velger en norsk leverandør kan det være du får norsk support og du kan høre om filene dine vil bli lagret i Norge. Sistnevnte kan innebære at du kan få raskere bredbåndsoppkobling til serveren.
Begrensninger: Sammenlignet med skylagring vil lagring på privat filserver gi begrenset tilgjengelighet til filer og dokumenter dersom du befinner deg utenfor kontoret.
Filserver i Azure
Muligheter: Ved å være Microsoft sin største satsing, får du ved valg av Azure ekstra god sikkerhet på din filserver. Du har Microsoft sine standarder når det gjelder beskyttelse mot hacking og programmer med skadelige koder. I motsetning til privat filserver vil du med Azure ha tilgang til alle dine dokumenter uansett hvor du befinner deg. Lagring i Azure er i tillegg skalerbar, slik at du enkelt kan få mer lagringsplass dersom du trenger det.
Begrensninger: Også med Azure er det viktig å tenke på at dine data vil bli lagret på en server utenfor Norge. I tillegg opplever noen bedrifter utfordringer i forhold til forutsigbarhet når det kommer til pris. Dette er likevel noe flere IT-partnere med riktige verktøy kan hjelpe deg med.
Lagring på lokal filserver
Muligheter: I og med at du med en lokal filserver vil ha alle dine data lagret på det lokale nettverket, er responstiden ofte kortere enn med de to andre alternativene. Videre har bedriften full kontroll over sin server og trenger ikke å kommunisere med noen eksterne parter, med mindre dette er ytterst nødvendig.
Begrensninger: Å ha en egen server kan fort bli en dyr affære. Å kjøpe og drifte egen hardware krever tid, penger og kompetanse. Videre har de ansatte kun tilgang til filene på kontoret og må bruke VPN-tilkobling eller en FTP-løsning når man er utenfor kontoret avhengig av hvordan serveren er satt opp.
Konklusjon
Skylagring passer for de aller fleste. OneDrive og SharePoint er inkludert i de fleste Office 365-abonnementene, og på lik linje som de andre funksjonene i Office 365 har de integrasjoner som muliggjør en sømløs og sikker arbeidsflyt.
Skylagring kan i enkelte tilfeller innebære noen begrensninger i forhold til filserver, til tross for at det er en mer brukervennlig løsning som ofte også er billigere. Dersom du synes at begrensningene overgår mulighetene, kan lagring på filserver være det rette for din bedrift.
