Skal du ha sommerferie? Eller kanskje bare noen dager fri? Noter det i kalenderen så resten av bedriften får med seg at du ikke skal være på kontoret. Det er veldig enkelt å markere seg selv som «opptatt», «fraværende» og «borte» i kalenderen. Du kan også planlegge ferietid med en møteforespørsel, og på den måten synliggjøre at du ikke skal være på kontoret.
Merk ferien i din egen kalender
Når du markerer deg selv som «fraværende» i kalenderen vil dine kollegaer få beskjed om dette når de prøver å booke deg inn til et møte. Du kan starte med å opprette et vanlig møte i Outlook kalenderen. Du kan for eksempel kalle dette «Ferie».
Samtidig kan du sette «Show as» som «Out of Office» for å synliggjøre at du ikke er tilgjengelig, eller at du ikke er på kontoret.
Oppdater fraværsassistenten
Neste steg blir deretter å oppdatere fraværsassistenten. I tillegg til å informere dine kollegaer om din planlagte ferie, er det også en fordel å legge inn en automatisk melding som går ut som svar til de som sender deg en e-post mens du er på ferie.
1. Klikk kategorien «Fil», og klikke deretter «Info» i menyen
2. Klikk automatiske svar (fraværende)
3. I dialogboksen automatiske svar merker du av i boksen «Send automatiske svar»
4. Dersom du vil angi et klokkeslett- og dato-intervall, merker du av i boksen «Bare send i dette tidsintervallet». Angi deretter starttidspunkt og sluttidspunkt.
5. I kategorien «Innenfor organisasjonen» skriver du inn meldingen du vil sende til dine kollegaer, og i kategorien «Utenfor organisasjonen» skriver du inn meldingen du vil sende til eksterne. Deretter klikker du «Ok».
Dersom du valgte alternativet «Bare send i dette tidsintervallet» i trinn 4, kjøres funksjonen «Automatiske svar (fraværende)» helt til datoen og klokkeslettet du valgte som tidspunkt i trinn 5. Dersom du valgte å ikke gjøre dette, kjøres Automatiske svar helt til du gjentar trinn 1 og velger alternativet «Ikke send automatiske svar».
Denne informasjonen vil også synce med Microsoft Teams, hvor kontaktkortet vil oppdateres med fraværsmeldingen som er i satt i Outlook.
Slik unngår du passordproblemer etter ferie
Er du lei av å måtte tilbakestille passordet etter ferie? Det er ikke helt uvanlig å glemme passordet dersom man har vært på feire i flere uker. Her finnes det noen tiltak du selv kan utføre før du reiser på ferie, som vil gjøre det enklere å logge rett inn uten problemer når du er tilbake.
Biometri som innlogging
Med Windows kan du bruke Windows Hello eller en FIDO-2 kompatibel sikkerhetsnøkkel for å logge på kontoen din. På denne måten trenger du dermed ikke passord. Windows Hello er en mer personlig måte å logge på med ansiktet, fingeravtrykket eller en pin-kode. Se til at du har konfigurert Windows Hello før du drar på ferie:
- Gå til Start-menyen og velg «Innstillinger»
- Gå til «Kontoer» og velg «Påloggingsalternativer»
- Velg et Windows Hello-element du vil legge til. Det finner du under «Administrer hvordan du logger på enheten»
Slik legger du også til Windows Hello som en påloggingsmetode for Microsoft-kontoen din:
- Velg «Sikkerhet» og «Flere sikkerhetsalternativer»
- Velg «Legg til ny måte å logge på for å bekrefte»
- Velg «Bruk din Windows-PC»
Bruk en passord-generator
Både hjemme og på jobb har man mange kontoer som krever pålogging med passord. Det kan dermed bli vanskelig å huske alle sammen, særlig etter et lengre avbrekk. I tillegg skyldes 81% av sikkerhetsbrudd svake eller gjenbrukte passord. Det er derfor viktig at hver konto har et unikt passord. En passord-generator, som for eksempel LastPass, er et verktøy som gjør arbeidet enkelt å opprette, huske og å fylle ut passord. Her kan man logge inn, og LastPass vil lagre passordet og brukernavnet, slik at neste gang du logger inn så vil dette fylles ut automatisk av LastPass.
Du kan starte med å laste ned LastPass og legge til nettleserutvidelsen under innstillinger i nettleseren. LastPass vil deretter dukke opp på nettleserens verktøylinje.
Med LastPass lager du et sterkt hovedpassord, så gjør LastPass resten for deg. Du legger enkelt til nettsteder i hvelvet ditt. Les mer om LastPass her.
Sjekk når passordet ditt utløper
Før du drar på ferie kan det være en fordel å sjekke når passordet ditt utløper. Dersom passordet utløper mens du er på ferie, kan det være en fordel å resette dette før du tar ferie.
Gå til myaccount.microsoft.com og velg «Passord»
Gå gjennom varslingene dine
En ferie betyr også at man får muligheten til å koble av. Til daglig mottar du kanskje mange varsler på både e-post og i Microsoft Teams. Her kan du selv justere varslingene før du drar på ferie.
I Outlook kan du gjøre følgende:
- Gå til «Fil», «Alternativer» og «E-post»
- Marker eller fjern merket for «Vis et skrivebordsvarsel», og velg deretter «OK».
I Microsoft Teams kan du gjøre følgende:
Selve administrasjonen av varslene finner du øverst til høyre i Teams ved siden av profilbildet ditt. Klikk på de tre prikkene. Her velger du Innstillinger/Settings og deretter Varsler/Notifications.
Her får du flere valg. Du kan blant annet velge om Teams skal sende deg et varsel på e-post hver gang du har en ulest samtale, hvilke lyder du skal motta, hvilke varsler fra aktiviteter du ønsker, samt chat, møter, kollegaer. Du kan også sette egendefinerte innstillinger.
Her får du en fulloversikt over alle varslinger
Oppsummering
Ved å gjøre noen forberedelser før ferien starter vil både du og dine kollegaer få mulighet til å koble av, nyte noen late dager, og komme tilbake til en frisk start etter endt ferie. Kanskje også uten å måtte få hjelp til å resette passord. Det og også oppdatere sin egen kalender bidrar til at dine kollegaer vet når de kan ta kontakt med deg om jobbrelaterte emner, og når du ikke er tilgjengelig.
