Hvis du jobber i en liten- eller mellomstor bedrift er du kanskje en av de som sjonglerer mange forskjellige arbeidsoppgaver samtidig som du er på farten. Det kan bli utfordrende å holde seg oppdatert på alt du trenger å gjøre i løpet av en dag. Med Outlook mobilappen kan du samle alt du trenger å gjøre for å administrere arbeidshverdagen på et sted – e-postmeldinger, kalender, kontakter, dokumenter og mer. Her er fem tips til hvordan du kan spare enda mer tid.
Tips 1
Se for deg at det er mandag morgen, dagen er full av møter og du er litt usikker på hvordan du skal få tid til å gjøre andre ting. E-posten er kanskje full av viktige henvendelser som du bør se på senere.
Med mobilappen til Outlook er det faktisk enkelt å planlegge e-postmeldinger du foretrekker å se på til et annet tidspunkt. Sveip til høyre på e-posten for å sette et nytt praktisk tidspunkt for når du skal se mer på den. Du kan også sveipe for å aktivere, flagge eller slette en melding, og også tilpasse disse handlingene i innstillingene.
Tips 2
Får du flere forespørsler i løpet av en dag, men syntes det er vanskelig å finne tid til å få til et møte?
Outlook-mobil gjør det mulig å dele dine tilgjenglige tider basert på dine egne preferanser. Når du skriver en e-post kan du trykke på kalenderikonet over tastaturet, og deretter velge tider i kalenderen som fungerer best for deg. Outlook vil dermed pakke disse ryddig inn i en e-post. Dersom mottakeren av e-posten også bruker Outlook kan vedkommende ganske enkelt velge det tidspunktet som passer best.
Tips 3
Syntes du det av og til kan være utfordrende å fange noens oppmerksomhet. Kanskje vedkommende har mye på agendaen og ikke ser e-posten du har sendt?
For å gjøre en oppfølgings e-post mer handlingsfull og lett og legge merke til kan du bruke @ etterfulgt av personens navn. Outlook vil automatisk fremheve navnet i meldingsdelen og legge personen til i «Til»-feltet. Når vedkommende mottar e-posten blir @omtalen enkelt oppdaget, og det blir dermed enklere å se at e-posten krever en handling.
Tips 4
Skal du delta på en konferanse eller et annet event hvor du trenger å lagre kontaktinformajson til andre nødvendige deltakere?
Med integrert Office Lens-teknologi i Outlook kan du enkelt skanne visittkort og lagre dem rett i Outlook med bare noen få trinn. Trykk på «Søk» og velg «Opprett» øverst til høyre. Herfra kan du ta et bilde av et visittkort og lagre kontaktinformasjone direkte i Outlook.
*Funksjonen for skanning av visittkort er foreløpig bare tilgjenglig for Android-brukere, mens Office Lens-teknologi for å ta bilder av tavler og dokumenter er tilgjengelig for både Outlook for iOS og Android.
Tips 5
Opplever du at det kan være utfordrende å følge med på alt som skjer innad i bedriften?
For å gjøre dette enklere legger Outlook automatisk til eventuelle kommende reiser og andre arrangementer rett inn i kalenderen din. Du vil også få en påminnelse. Når du trykker på «Søk», vises kommende reiser, de mest hyppige kontaktene og nylig delte dokumenter.
Oppsummering
Vi håper disse tipsene kan bidra til at du får en enklere og mer effektiv arbeidshverdag med Outlook. Vi har skrevet flere innlegg om mobilappen til Outlook. Klikk deg videre på lenkene:
5 tips til en enklere arbeidshverdag med Outlook
