Tiden vår er en dyrbar ressurs. Vi er avhengig av å kunne administrere jobb og personlig tid, på tvers av det digitale livet og mange forskjellige apper. Det siste året har åpnet opp for mye når det gjelder tid. Noen sparer tid på å ikke være avhengig av å reise steder, mens andre har utfordringer med å skille mellom det private og jobb – da alt gjøres hjemme. Mens det er mange fordeler med en fleksibel tidsplan, har denne endringen også ført til overfylte kalendre, flere møter og forberedelses- og oppfølgingsarbeid. Noen rapporterer om at de føler at de alltid må være «på», uten tid til å kunne koble fra og å lade opp igjen. Microsoft Teams opplevde blant annet en markant endring når det gjaldt aktivitet i chatten i helgene. Vi trenger derfor måter vi kan administrere tiden vår på, så vi kan få bedre kontroll over dagene våre. Kanskje vi dermed kan bruke mindre tid på å forberede møter, og ikke minst organisere kalenderen.
Her er noen eksempler på hva du kan gjøre for å administrere tiden din enda bedre.
Bruk mindre tid på å forberede deg til møter
Digitale møter og videosamtaler har erstattet de uformelle gangssamtalene, kontorpraten og til og med de sosiale samtalene vi har med hverandre. Flere møter betyr også mer tid som går med til forberedelser, og for å sikre god oppfølging. For eksempel vil det å enkelt kunne finne filene og e-postene du trenger til et møte hjelpe deg med å bruke mindre tid på forberedelser.
Outlook for Android
Finn informasjonen du trenger til møtet ditt på ett og samme sted. Med møteinnsikt ser du de e-postmeldingene og filene som kan være relevante for møtet direkte i hendelsesdetaljene i kalenderen din.
Få bedre kontroll over møteinvitasjoner
Nå er det enklere å raskere å se detaljene for et møte rett i innboksen din. Bytt mellom meldinger og møtedetaljer, se deltakerlisten og hvem som deltar i møtet. Du kan også legge til et Teams-møte dersom arrangøren har glemt det.
Bli med i nettmøter med ett klikk
Outlook og Teams fungerer allerede bra sammen, men det er også andre møtetjenester vi mottar i løpet av en arbeidsuke. Med Outlook mobil kan du nå også bli med i møter fra andre tjenester med en ny «Bli med»-knapp. Dersom du nå får en invitasjon til et Zoom-møte kan du enkelt trykke på «Bli med» for å raskere komme til møtet.
Still inn alle møtene dine til å automatisk være online-møter
Da de aller fleste fortsatt jobber eksternt, er det en god praksis å alltid ha muligheten til å bli med i møtet online. Du kan angi dette som standardalternativet i Outlook, og på den måte slippe å legge til Teams-koblingen i møteinvitasjonen.
Beskytt den personlige tiden din
Hjemmekontortilværelsen har gjort at mange har fått en mer fleksibel arbeidsdag. Ansatte jobber på de tidene som passer dem, og legger sine personlige og familiemessige forpliktelser med i denne planen. Ettersom personlig tid og arbeidstid blir uskarpe og det at enhetene alltid ligger ved siden av deg, kan gjøre det vanskelig å sette av nok tid til personlige forhold.
Under utrulling: Legg til din personlige kalender i arbeidskontoen din
Det kan være vanskelig å sørge for at du har tid til dine personlige arrangementer når man holder i to forskjellige kalendre. Dersom du heller da legger til en personlig kalender i Oulook på nettet, vil tidspunktene for disse hendelsene vises som opptatt (uten detaljer eller informasjon) når noen vil planlegge et møte med deg ved hjelp av planleggingsassistenten i Outlook. Du vil også da se din personlige kalender side om side i en visning.
Planlegg når e-postene dine blir levert
Når flere benytter seg av fleksible tidsplaner, vil du motta e-post på alle mulige tidspunkter. For å unngå det at du skal føle at du alltid «må være på», eller sende epost under ferier, kan du nå planlegge at e-postene dine skal leveres på et bedre tidspunkt. Skriv e-posten din på det tidspunktet som passer deg, og få den levert kl 09.00 eller når de er tilbake til ferien.
Utsett en e-postmelding til senere
Det kan skje at man åpner en e-postmelding men ikke kan eller trenger å svare på den akkurat der og da. Her ligger det en funksjon som gjør at du kan utsette e-postmeldingen slik at de dukker opp øverst i innboksen din når du trenger dem. Dette gjør du ved å høyreklikke på meldingen i Outlook eller sveipe over meldingen på Outlook mobil.
Administrer kalenderen din
Å få ting gjort samtidig som du også planlegger og prioriterer oppgaver og pauser i kalenderen, kan bidra til bedre kontroll og balansen.
Opprett en oppgave fra en mobil e-postmelding
Mange e-postmeldinger fører med seg et handlingselement. Det vil derfor være effektivt å kunne legge dem til som en oppgave. Alle oppgavene dine er synkronisert og tilgjengelige på tvers av Microsoft 365, slik at du kan opprette en oppgave fra Outlook mobil og deretter administrere oppgaven via Outlook.
Oppdater arbeidstiden din så dine kollegaer ser når du er tilgjengelig
Da møter fortsatt er en stor del av dagen, kan du sørge for at du oppdaterer arbeidstiden slik at det samsvarer med ønsket tilgjengelighet. Du kan konfigurere dette i Kalenderinnstillingene i Outlook.
Oppsummering
I takt med at arbeidsdagen har endret seg, har det også kommer nye løsninger som gjør at vi skal kunne jobbe både smart og effektivt. Alle disse funksjonene bidrar til at vi kan spare tid - samtidig som vi vet at vi får jobben vår gjort. Kanskje finner du enda flere tips i disse innleggene:
PowerPoint Live endre presentasjonsopplevelsen i Microsoft Teams
Kjør en quiz direkte i et Teams-møte
