Globalt sendes omkring 300 milliarder e-post hver dag, med over 4 milliarder e-postbrukere verden over. Det er liten tvil om at e-post er den kanalen hvor vi på verdensbasis kommuniserer aller mest. I tillegg til e-post har vi også en rekke andre kanaler som åpner opp for mer effektiv kommunikasjon, blant annet Microsoft Teams.
Ettersom vi nå har blitt mer vant til å jobbe fra ulike lokasjoner, har vi også blitt flinkere til å skille mellom type kommunikasjon, type plattform og type kanal. E-post blir nå brukt i stor grad til mer formell kommunikasjon, eller henvendelser som kanskje ikke krever svar med en gang. Men, e-post er fortsatt en viktig kommunikasjonskanal for de aller fleste, det er også her vi booker møter, har kalenderen vår og deler dokumenter med hverandre.
Her har vi samlet sammen 7 tips til smart bruk av Outlook og e-post.
1. Send e-post raskere med hurtigtaster
Start en ny e-post – Ctrl + Shift + M
Sende en ny e-post – Ctrl + Enter
Svar på en e-post – Ctrl + Shift + R
Videresend en e-post – Ctrl + Shift + F
Søk etter en e-ost – Ctrl + E eller F3
2. Sjekk tilgjengelighet
Velg Se gjennom i øverste menyen og velg Sjekk tilgjengelighet. På denne måten kan du sikre at meldinger og dokumenter kan leses av alle mennesker.
3. Oversett teksten
Åpne et Word-dokument og velg teksten som skal oversettes. Høyreklikk på teksten og velg deretter Oversett. I vinduet til venstre kan man velge et språk for oversettelsen. Velg Sett inn og teksten kommer rett inn i dokumentet. Dersom du vil oversette en tekst til en e-post kan denne da kopieres inn i den nye meldingen.
4. Få oppmerksomhet med @omtaler
Dersom man trenger å få oppmerksomheten til en person i en e-post som sendes til flere kan det være en fordel å @omtale personen. Personen vil da få et varsel om at man er nevnt. Dette kan være en fin måte å formidle at man ønsker et svar spesifikt fra denne personen.
5. Gjør e-posten til en PDF
Dersom du har mottatt en e-post som du gjerne skulle lagret som et dokument, kan du enkelt gjøre dette via menyen. Velg Acrobat i menyen og Opprett en PDF av meldingen.
6. La Outlook lese mailen for deg
Outlook kan lese e-postmeldingene du mottar høyt. Teksten som leses fremheves. Velg e-posten du ønsker at skal leses og gå til Hjem i menyen og velg Les høyt.
7. Rydd opp innboksen
Av og til kan det skje at innboksen blir ganske full. For å rydde opp i innboksen kan du følge disse stegene:
- Velg Hjem og Rydd opp
- Velg Rydd opp samtale, Rydd opp mappe eller Rydd opp mappe og undermapper
Outlook flytter dermed overflødige meldinger til Slettede elementer. Mapperydding vil aldri fjerne uleste meldinger. En annen måte å rydde opp i innboksen på er å følge konseptet Inbox Zero. Les mer her.
Oppsummering
Det finnes en rekke tips til hvordan vi kan jobbe smartere med e-post. Vi har skrevet en rekke innlegg om Outlook, ta en titt her:
