Du mottar daglig e-post fra både kollegaer og venner, i tillegg kommer nyhetsbrev og varsler om ulike temaer du er interessert i. Vet du hvordan du bruker de ulike funksjonene i Outlook? Her er tips og triks til bedre kommunikasjon og en mer ryddig innboks!
På tide å rydde opp i innboksen?
Er du en av de som mottar mange mail og ikke helt vet hva du skal gjøre for å rydde opp?
Se på den røde sirkelen.. Grøss! Uansett om tallet er 3, 99 eller flere hundre kan det være et forstyrrende element i hverdagen.
Inbox Zero og hvorfor vi digger det
Inbox Zero er en metode som er spesielt utviklet for å organisere og håndtere e-post. Det er en terminologi som ble utviklet av Merlin Mann, en kjent uavhengig skribent, taler og kringkaster. Hovedformålet er at det skal bli enklere å håndtere store volum av e-post på en effektiv måte. Vi brukere skal med dette kunne kontrollere og prioritere e-posten som kommer inn i innboksen. Metoden er basert på følgende:
- Alle e-post vi mottar er ulike
- Tiden vår er verdifull
- Mindre, men mer relevant innhold er interessant for mottakeren
- Bli kvitt følelser
- Hver ærlig
4 strategier for å oppnå Inbox Zero
Flere har som vane og svare på e-posten med en gang den tikker inn i innboksen. Denne typiske personen er som regel veldig opptatt og har ikke satt av tid til å organisere innboksen eller lært seg de ulike tipsene og triksene som kommer med applikasjonen. Vi er stadig oversvømt med e-post – fra kunder, kollegaer, rådgivere, investorer, partnere, mammaer og pappaer, media – denne listen er lang. Det er tre spørsmål vi bør spørre oss selv hver gang vi mottar en e-post:
- Hva betyr denne e-posten for meg og hvorfor bryr jeg meg?
- Hvilke tiltak kreves av meg for å besvare denne?
- Hva er den beste måten å håndtere denne e-posten på og hva slags handling krever det?
For å besvare disse spørsmålene kan vi lage fire mapper:
- Handling kreves: E-post som krever at vi fullfører en oppgave eller at den følges opp.
- Venter på svar: E-post som vi forventer viktige svar på.
- Delegert: E-post som vi har delegert til andre.
- Arkivert: E-post som vi ikke lenger ønsker å ha i vår innboks, men vil heller ikke slette de.
Dersom vi har disse fire mappene er vi på god vei til å oppnå Inbox Zero. Vi trenger dermed å utføre handlinger som gjør at e-postene flyttes inn i disse mappene; slette, svare, delegere, avvente eller utføre.
Hvordan setter jeg opp Inbox Zero?
Steg 1: I navigeringstabben velger du «kategorier»:
Steg 2: Vi kan slette eventuelle allerede eksisterende kategorier som vi ikke vil ha ved å klikke på «alle kategorier». Klikk på «ny» for å opprette nye kategorier. Det bør da se slik ut:
Steg 3: Deretter velger du mapperydding. Du kan velge mellom «rydd opp samtale», «rydd opp mappe» eller «rydd opp mappe og undermapper». Outlook vil deretter flytte overflødige og leste elementer til «slettede elementer». Denne funksjonen fjerner aldri uleste meldinger.
Steg 4: Lag undermapper i innboksen din. Det gjør du ved å høyere-klikke på innboks, velg «lag ny mappe».
Steg 5: For at vi skal kunne bruke fargekodene som beskrevet over, må vi lage regler for de de forskjellige fargekodene.
Når du mottar en e-post kan du velge en fargekode og e-posten vil automatisk havne i den undermappen du velger. Start med å åpne «behandle regler og varsler». Du vil da få opp dette vinduet. Trykk på «ny regel»:
Du velger deretter «Begynn med tom regel» og «Bruk regel på meldinger jeg mottar»:
En regelveiviser vil da åpne seg. Velg «tilordnet til kategorien kategori». Nederst i vinduet «trinn 2» klikker du da på «kategori» (i blått) og velger den kategorien du ønsker å sette opp en regel for. I dette eksempelet bruker vi «venter på svar».
Trykke deretter på «OK» og «Neste». Du kommer da til dette vinduet. Velg «flytt til mappen angitt». Se nederst og «Trinn 2», trykk på «angitt» (i blått) og velg mappen du vil at denne kategorien skal samsvare med. Det er en fordel at mappen har samme navn som kategorien. Velg «Venter på svar» og trykk «ok». Klikk på «fullfør» og regelen er laget.
Dersom du mottar en e-post, men venter ytterligere svar, markerer du den med fargekoden «orange» og den vil automatisk flytte seg til denne mappen. Vi er nå ganske nærme Inbox Zero.
Getting things done!
Inbox Zero terminologien er forankret i metoden som heter «Getting things done» av David Allen. En tidsstyringsmetode som hviler på ideen om å flytte planlagte oppgaver og prosjekter ut av sinnet ved å registrere dem eksternt og deretter hente dem inn i handlingsbare arbeidsartikler. Dette gjør det mulig å opprettholde fullt fokus på oppgaver, i stedet for å måtte gå og huske på hva du skal gjøre. Metoden er basert på lagring, sporing og henting av informasjon relatert til de tingene som må gjøres. En ryddig innboks kan derfor brukes til å redusere stressnivå på arbeidsplassen, hvor man kan jobbe etter sin egen timeplan uten å bli styrt av innboksen.
Fokuser på de viktigste samtalene
Har du opplevd at du får 10 e-postmeldinger kun fordi du er i gruppen eller på kopi. Det skjer ofte at samtalen tar en annen retning og at man ikke lenger trenger informasjonen. Du kan holde fokus på de viktigste e-postmeldingene ved å ignorere samtaler. Disse blir da flyttet til slettede elementer. Velg en melding fra en samtale du vil ignorere, velg deretter «hjem», «ignorer», «ignorer samtale». Du kan også merke samtale med følgende: «Ikke vis denne meldingen igjen».
En organisert kalender
Et annet tips for å oppnå Inbox Zero er å bruke fargekodene i din kalender i Outlook. La oss si at vi har mottatt ulike e-post som faller i de ulike kategoriene. En e-post krever at vi utfører en handling, en annen må delegeres og den andre må følges opp fordi vi venter på et svar. Vi kan da kategorisere oppgavene vi legger inn i kalenderen vår. Det vil da se slik ut:
På denne måten vil man både ha en organisert mappestruktur i mailboksen, samtidig som kalenderen reflekterer hva som skal gjøres ved bruk av fargekoder.
Helt til slutt
Vi digger Inbox Zero. Det gjør arbeidshverdagen enklere og mer organisert. Vi får mulighet til å definere hva som skal gjøres av det vi mottar på e-post.
Et siste tips: Skru av pop-up'en - på denne måten slipper du bli forstyrret dersom du jobber med noe viktig.
Ta kontakt dersom du trenger hjelp med din innboks - vi lever grunnleggende kurs i Outlook.
