I følge Microsoft sin Work Index Trend rapport har antall arbeidstimer og tid brukt i møter økt betraktelig de siste årene. Det har blitt mye enklere å kommunisere med hverandre ved hjelp av digitale verktøy, men samtidig er det vanskeligere enn noen gang å henge med.
Når man ser på hvordan folk bruker arbeidstiden sin ser man at det er veldig mange som mangler fokustid.
Sekstiåtte prosent av folk sier at de ikke har nok uavbrutt fokustid i løpet av arbeidsdagen
I undersøkelsen viser det seg at i snitt bruker vi 57% av arbeidstiden vår i møter. Det store spørsmålet er da hvor effektive er dem? Trenger du egentlig å være med?
I samme undersøkelse kommer det frem at folk rapporterer ineffektive møter som den største blokkeren for produktivitet.
Topp 5 blokkere for produktivitet
La oss fokusere på møter. Ineffektive møter er den største produktivitets blokkeren, tett fulgt av å ha for mange møter på nummer tre. De fleste sier at det er vanskelig å brainstorme i et virtuelt møte (58 %) eller fange opp hvis de ble med på et møte for sent (57 %). Hva som er neste steg på slutten av et møte er uklare (55 %), og siden februar 2020 har folk vært i 3 ganger flere Teams-møter og samtaler per uke (192 %).
Dataene viser et klart behov for å gjøre møter bedre. I dag tror bare 1 av 3 personer (35 %) at de vil bli savnet i de fleste møtene. Men å ha møte-FOMO er ekte. På spørsmål om hva som gjør møter verdt tiden var folks viktigste motivasjon: "Jeg vil motta informasjon som vil hjelpe meg med å gjøre jobben min bedre". Dette svaret kom foran det å ta beslutninger, og det å gi tilbakemeldinger. Med andre ord er mange deltakere i møter kun for å observere og få informasjon. Trenger det å skje i møte som tar opp tid av arbeidsdagen?
9 tips for mer effektive møter
Her kommer noen tips til hvordan du kan gjøre møtene dine litt mer effektive.
Si mer nei
Møte uten agenda? Si nei. Vi må hjelpe hverandre til å sette forventinger til møter.
Møteagendaer med klare mål
Det holder ikke bare med en agenda. Husk å ta målet for møte og rollene til de du inivterer.
Kort ned møtene
Hvem bestemte at en time er standard for møter? Et tips er å gå til innstillinger i Outlook og endre til 30-45 min som standard.
Inviter færre personer
Hvis du føler noen burde være der kun for å få informasjon, kanskje de bare trenger oppsummeringen og notater?
Husk å svar på møteinnkallelser
Hvis vi alle er litt flinkere på dette og minner hverandre på å holde kalenderen oppdatert sparer vi alle mye unødvendig tid på planlegging.
Ta notater
Så enkelt, men vanskelig for mange. Lag et møtetnotat tempalte i OneNote så soarer du tid. Snart kan du bruke Microsoft 365 Copilot til å hjelpe deg.
Send oppsummering og neste steg
Hva ble avklart, hvem gjør hva? Det må sendes ut til alle deltakere så ikke noe går i glemmeboka.
Brainstorming er best fysisk
Noen møter er rett og slett mest effektiv fysisk. Brainstorming sesjoner og kreative prosesser burde ofte være fysisk.
Vær tilstede
Skru på ikke forstyrr på PC og mobil. Når du bruker mye tid av arbeidsdagen til et møte burde du være tilstede.
