Siden Teams kom til verden i 2017 har mye endret seg. COVID-19 har bidratt til en mer hybrid arbeidshverdag for bedrifter verden over. Med ansatte som jobber eksternt har Teams blitt et integrert verktøy som tilrettelegger bedriftens behov for samarbeid og kommunikasjon.
I dette innlegget skal vi se mer på alternativer for større møter i Teams og anbefalte fremgangsmåter. I løpet av kalenderåret 2021 kunne vi se store forbedringer til den samlede møteopplevelsen i Teams. Dette gjaldt spesielt større møter og funksjonaliteten for webinar. Disse møtealternativene kom i tillegg til direktesendte arrangementer, som tidligere var det eneste alternativet for større møter. Microsoft støtter for tiden muligheten for møter med 1000 personer med en visningsopplevelse for opptil 10 000 deltakere. Imidlertid kan bare 1000 inviterte deltakere samhandle ved å bruke chat, lyd og video.
Her ser vi på beste praksis, tips og forbedringer for å optimalisere den store møteopplevelsen og effektivt håndtere eventuelle problemer som kan oppstå.
Før du starter møtet:
For arrangører og presentatører:
➡️ Det anbefales at en møtearrangør angir forhåndsdefinerte presentatører for selve møtet/arrangementet. Det gjør at det blir enklere å skille mellom de som skal presentere og de som bare skal være med som deltakere.
➡️ Etter at møtet har startet kan presentatører også gjøre andre deltakere til presentatører. Du kan definere en medarrangør via møtealternativene før møtet, forhåndskonfigurere video- og mikrofoninnstillinger, deaktivere deltakernes mikrofoner for å unngå forstyrrelser, og deretter la dem slå på lyden når de rekker opp hånden.
➡️ Du kan også deaktivere deltakernes video for å unngå visuelle distraksjoner. På passende tidspunkter i møtet kan video tillates for alle deltakere eller spesifikke personer.
➡️ Dersom du presenterer hjemmefra kan det være en fordel å kontrollere at enheten ikke bruker mye båndbredde på andre applikasjoner som for eksempel strømmetjenester, nettspill og store nedlastninger. Kablet tilkobling vil gi bedre lyd, video og skjermdeling.
➡️ Se til at brukerne er på den nyeste Teams-appen på en stasjonær eller mobil enhet. Dersom du sitter på en bærbar maskin bør du se etter høy nettverkstilkobling og med tilstrekkelig strøm.
➡️ Det kan være en fordel å kjøre en øvelseskjøring før arrangementet for å identifisere enhets-, lyd- eller nettverksproblemer, og for å sikre at arrangøren og presentatøren er kjent med funksjonene de skal bruke. Det kan være en fordel å planlegge ytterligere øvelser.
➡️ For å få en optimal opplevelse bør arrangør og presentatør bruke skrivebordsappen til Microsoft Teams.
➡️ Bruk lobbykontroller for å kontrollere møteinngang eller venting i lobbyen.
➡️ Bruk funksjonene som spotlight, PowerPoint Live, møteopptakt, bildetekst, transkripsjoner for å fremme engasjement og kreativitet.
➡️ Deltakerne bør slå av chatvarsler under store møter for å unngå distraksjoner.
Gjør møtet med interaktivt og engasjerende med disse tipsene
➡️ Bruk meningsmålinger til å samle informasjon om deltakere før og under møtet.
➡️ Samhandle med deltakerne via chat eller spørsmål/svar. Bruk Q&A-appen for både møter og webinarer. Du kan merke de beste svarer, filtrere svar, moderere og avvise spørsmål, samt feste innlegg som en velkomsmelding.
➡️ Under et møte kan en arrangør bruke forksjellige visninger som Dynamic View, Sammen-modus og Presentatør-modus. I tillegg kan man bruke Spotlight til å fremheve en enkelt eller flere presentatører for å få dem til å stikke frem. Merk at Spotlight ikke kan brukes i Stort galleri eller i Sammen-modus.
➡️ Gjør deltakerne oppmerksomme på at de kan rekke opp hånden før de snakker. Da vet du som presentatør rekkefølgen på hvem som kan få ordet først.
➡️ Bruk reaksjoner for å vise følelser under møtet.
➡️ Aktiver bildetekster og transkripsjon for å gjøre møtet mer inkluderende. Både transkripsjon og opptak er nyttig for de som gikk glipp av møtet eller for de som trenger en oppsummering.
Tips for møteplanlegging og opprettelse av et webinar
Når du oppretter møteinvitasjonen for webinar eller store møter, anbefales det å definere presentatører på forhånd slik at deltakernes mikrofoner og kameraer blir deaktivert når du blir med i møtet. Da vil man unngå forstyrrelser under arrangementet.
Opprett et møte
Brukere kan opprette en hvilken som helst møtetype fra Microsoft Teams. Webinar og direktesendte arrangementer kan bare planlegges gjennom kalenderen i Teams, mens standard/store møter kan planlegges fra Outlook-kalenderen.
For å administrere møtealternativene i Teams eller Outlook klikker du på Møtealternativer og definerer innstillingene etter behov:
Alternativer for større møter
Teams store møter
- Interaktive funksjoner for de første 1000 brukerne, med påfølgende brukere i visningsmodus.
- Konfigurerbare alternativer for samhandling.
- Deaktivert som standard, og må aktiveres med PowerShell
Teams webinar
- Opptil 1000 deltakere
- Webinaret kan være privat eller offentlig
- Konfigurberare alternativer for samhandling
- Deaktivert som standard og må aktiveres med PowerShell
Direktesendte arrangementer
- Kringkast til store målgrupper
- Moderert Q&A for samhandling
- Støtter avanserte produksjonsfunksjoner
- 20 000 brukerkapasitet som kan utvides til opptil 100 000
- Deaktivert som standard og må aktiveres med PowerShell
*Breakout rooms kan ikke brukes til møter som overstiger 300 brukere.
*Før du prøver å planlegge et stor møte eller webinar bør du se til at funksjonen er aktivert.
