Det er ingen tvil om at vi stadig holder møter via Microsoft Teams, hvor vi også har muligheten til å delta på nettbaserte arrangementer. Enten om du er ny til Microsoft Teams eller om du er en av de som til daglig gjennomfører møter via Teams – gir vi deg her tips til hvordan du kan få den beste nettbaserte møteopplevelsen.
Tips 1: Kommuniser med interne og eksterne
Med Teams kan du holde nettbaserte møter med personer både i og utenfor bedriften. Neste gang du planlegger et møte i enten Teams eller i Outlook trenger du kun å legge inn e-postadressen til den eksterne gjesten. Teams tar seg av resten og sender en e-postinvitasjon med instruksjoner om hvordan man blir med i møtet. Møtegjesten kan enkelt klikke på lenken i e-posten, oppgi navnet sitt og bli med i møtet fra nettleseren. Gjesten trenger dermed ikke installere eller laste ned Teams-klienten.
Tips 2: Hold kontroll over møtet ditt
Teams gir møtearrangøren mange alternativer når det gjelder å definere roller og tillatelser for deltakerne. Du kan for eksempel velge å aktivere en møtelobby som lar arrangøren definere når og hvem som skal få bli med inn i møtet. Du kan også utpeke hvem som presenterer, dempe deltakere og starte eller stoppe innspillinger.
Tips 3: Møte ansikt-til-ansikt med video
Dersom du ikke kan møte personlig, kan du fortsatt møtes over nette med video. Dersom du har et team-møte, kan du dermed oppfordre de andre deltakerne til å slå på video. Sitter du et sted hvor bakgrunnen ikke egner seg kan du velge å gjøre bakgrunnen uskarp.
Tips 4: Del bare det du trenger
Når du deler innhold i et Teams-møte, kan du kontrollere hva andre kan se. Du kan bestemme om du trenger å vise hele skrivebordet, eller bare et bestemt vindu. Hvis noen deler skrivebordet eller et program, kan du også be arrangøren om å gi deg kontroll.
Tips 5: Bruk digitalt blekk
Selv i et nettbasert møte har du muligheten til å brainstorme på en tavle. Microsoft Whiteboard er integrert i hvert Teams-møte, og gjør det dermed mulig for møtedeltakeren å delta med berøring eller med mus. Whiteboard-økter lagres som en del av hvert møte og blir tilgjengelig for fremtidig bruk og referanse.
Tips 6: Gikk du glipp av et møte?
Enten du kommer et par minutter for sent, eller dobbelt booker deg selv, kan det være at man går glipp av viktig informasjon i et møte. Det er mulig å ta opptak av møtet hvor innspillingen lagres rett i skyen. En kobling deles også i samtalen til møtet. Det er også mulig å søke i møtetranskriptet og hoppe til tidspunktet du ønsker.
Oppsummering
Hverdagen blir enklere når vi kan ta med oss møte ut av kontoret. Som vi skrev i forrige blogginnlegg åpner det opp for en effektiv og sikker måte å kunne jobber hjemmefra på. Skyen muliggjør at vi kan kommunisere, jobbe sammen i dokumenter og få tilgang til bedriftens informasjon – hvor Microsoft Teams gjør at vi kan samle alt på et sted.
