Det er mange grunner til at vi noen ganger trenger å jobbe utenfor kontoret. Med Microsoft Teams kan vi enkelt holde kontakten med kollegaer uansett hvor vi befinner oss. Vi kan dele og samarbeide i dokumenter, snakke sammen, holde møter og ha tilgang til bedriftens informasjon. Som selve navet i Office 365 – kan vi i tillegg bruke flere av de kjente Office-appene via Microsoft Teams, som blant annet Outlook, Word, Excel og PowerPoint. I dette innlegget gir vi deg 4 tips til hvordan du på best mulig måte kan dra nytte av Teams dersom du befinner deg utenfor kontorets vegger. Vi ser også på de siste nyhetene som er annonsert i februar.
4 tips til effektivt arbeid hjemmefra
1. Hold effektive møter
Møter handler om menneskene som deltar, ikke teknologien. De mest effektive møtene er de møtene som har et klart definert formål. Bruk møtebeskrivelsen med detaljert informasjon om hva møtet skal handle om. Bruk chatten til å dele påminnelser eller del dokumenter som er relevante før møtet starter.
2. Vær inkluderende ved å bruke kameraet
Dersom du har en bra båndbredde kan du velge å bruke video. Du kan også velge å gjøre bakgrunnen uskarp dersom du ikke vil at bakgrunnen skal være en distraksjon. Det kan også være en fordel å gå gjennom lyden i starten av møtet. På den måten vil ikke personer med lav lyd bli ekskludert. Det er også viktig å følge med på «dempeknappen».
3. Spor notater og handlinger – del ofte brukte dokumenter
Via chatten kan du enkelt ta notater og dele oppfølginger. Her kan man for eksempel bruke Planner for å lage og spore oppgaver. Det kan også være en fordel å planlegge et 15-minutters oppfølgingsmøte dersom det er nødvendig. Da er det viktige å inkludere alle møtenotatene i innkallelsen. I en relevant kanal kan det også opprettes en fane for viktige filer, nettsteder eller dashboard slik at innholdet er tilgjengelig for alle i teamet.
4. Tilpass ditt virtuelle arbeidsområde
Fest din favorittgruppe eller samtale slik at de alltid vises øverst til venstre. Dra og slipp teamene dine inn i prioritert rekkefølge, og skjul de teamene du vanligvis ikke jobber i. På denne måten får du et mer oversiktlig bilde over det som er viktig for deg. Du kan også administrere varsler i profilinnstillingene slik at du bare får dem når det passer deg. Det anbefales også å laste ned Teams-appen på mobil. Da kan du enklere bli med i et møte eller samarbeide med andre mens du er på farten.
Integrasjon mellom Outlook og Teams
Den nye integrasjonen mellom Outlook og Teams skal gjøre det enkelt å samarbeide uansett hvor samtalen finner sted. Du kan nå flytte en Teams-samtale fra Teams til Outlook ved å klikke på ikonet for flere alternativer (…) i en samtale. I løpet av mars vil det også bli mulig å flytte en e-post fra Outlook (inkludert vedlegg) til en Teams-chat ved å klikke på «Del til teamet» i Outlook.
Chat og samarbeid med målrettet kommunikasjon
I noen tilfeller kan det være at du ønsker å legge ut en melding til spesifikke mottakere. Enten det er til alle konsulenter i en bedrift eller til alle ledere på et lager. Målrettet kommunikasjon lar teammedlemmene gi beskjed til alle som er tilordnet en spesifikk tag samtidig. Da bruker du et kodenavn med en @ på lik måte som når du tagger andre personer eller team. Ved å bruke koder kan teameiere organisere brukere basert på en felles attributt, som for eksempel en rolle, et prosjekt eller en beliggenhet. Administratorer kan kontrollere hvem som kan legge til koder og hvordan kodene skal brukes.
Filer i Teams
Muligheten til å få tilgang til viktige filer og dokumenter er nøkkelen til fjernarbeid, hvorav OneDrive og SharePoint er nøkkelen til at de ansatte er koblet til det de trenger.
Filopplevelsen i Teams drives av SharePoint. Fil-fanen i en kanal inkluderer nå muligheten til å synkronisere filer til datamaskinen din, du kan se flere forhåndsvisninger og arbeide med metadata, se livssyklussignaler i et dokument og mye mer. Intelligente filopplevelser gir oss muligheten til å dele og samarbeide i sanntid og å finne og oppdage filer som har betydning for deg eller som er blitt delt med deg. Intelligente innholdstjenester tilbyr kunstig intelligens i form av agenter som behandler innhold, tilgangskontrollmekanismer som Data Loss Prevention og informasjonsbeskyttelse med kryptering.
I tillegg til en fullverdig filopplevelse i Teams, finner vi nå de kjente programmene som OneDrive, Office-apper, SharePoint, Windows Explorer og Mac Finder i Teams. Det betyr at uansett hvor vi befinner oss i Microsoft 365 så vil vi ha samme kontroll over hvordan filer blir delt og lagret direkte i Teams.
Utstyr til hjemmekontoret
Du trenger nødvendigvis ikke så mye utstyr for å kunne jobbe hjemmefra, men det finnes et par ting som kan være nyttig for å få mest ut av for eksempel møter. Det kan være en ekstern mikrofon eller en ekstra skjerm. Her er noen eksempler på hva som kan være nyttig å ha i form av utstyr til hjemmekontoret:
- Jabra Speak høytaler og mikronfon for konferansesamtaler
- Lenovo ThinkVision M14 - 14" bærbar skjerm som kan kobles med USB-C
- Lenovo 700 Ultraportable USB-C Bluetooth Speaker
Dette er også produkter som enkle å ta med seg både på hytta eller på reise.
Du kan lese mer om hardware på våre hjemmesider her:
Ønsker du å snakke med oss om hardware kan du også ta kontakt med oss.
Oppsummering
Det har kanskje aldri vært enklere å jobbe utenfor kontorets fire vegger. Vi er ikke lenger begrenset til å kun jobbe på en enhet, vi har programmer og sikkerhetstjenester som gjør det mulig å ta med seg jobben til det stedet som passer en best. Det er derfor kanskje viktigere at vi nå lærer oss hvordan vi på best mulig måte kan dra nytte av disse funksjonene. Hvordan er det vi kan utnytte dette på best mulig måte – både produktivt, sikkert og smart.
