Microsoft Teams – Samarbeid og kommunikasjon

Microsoft omtaler Teams som chat-basert arbeidsflate for teamarbeid og intelligent kommunikasjon, en slags moderne utgave av Outlook som i høy grad kan bidra til mer effektive samarbeidsformer og styrke informasjonsformidlingen internt. Teams har slått ualminnelig godt an, selv blant folk som bare er ute etter å få jobben gjort. Det er den raskest voksende forretningsappen i Microsofts historie. Fra Teams ble lansert i mars 2017, er den tatt i bruk av 329 000 virksomheter. Versjonene for Windows og macOS er for en gangs skyld funksjonslike; web-appen og den mobile opplevelse ligger ikke langt etter. Teams er i mindre grad en applikasjon i seg selv enn et presentasjonslag for innebygde tjenester i Microsoft-skyen, som Exchange, SharePoint og OneDrive for Business. På den måten forener Teams en rekke sentrale funksjoner og forenkler bruken av dem.

Teams erstatter Skype for Business Online

Nå er i tillegg all Skype-funksjonalitet integrert i Teams, med støtte for lydsamtaler, videokonferanser og telefoni. Dette markerer slutten på Skype for Business – i skyen vel å merke. Senere i år lanseres Skype for Business Server 2019, med tanke på foretaksinterne installasjoner. Konsekvensen er at Skype ikke lenger rulles ut til nye Office 365-organisasjoner med færre enn 500 seter. For eksisterende leiere har Microsoft lagt opp til en smidig overgang med en langsom utfasing. For deg betyr dette: Om du ikke har gjort deg kjent med Teams ennå, må du snarest gjøre det. Du bør også allerede nå venne deg til å bruke Teams i stedet for Skype. Teams følger med i de vanligste Office 365-abonnementer (det finnes også en gratisversjon). I Lillevik IT har vi publisert en rekke innlegg om Teams. Her forsøker vi oss på en samlet oversikt, med et sideblikk på arkitekturen og administrasjonssenteret for Teams og Skype.

Grensesnittet

Fremstillingen arbeider seg nedover den mørke stolpen til venstre og tar med seg enkelte generelle trekk, som faner du kan tilpasse, innstillinger, koblinger til eksterne tjenester og chat-roboter:

• Aktivitet viser nye innlegg for hver enkelt bruker, avhengig av hvilke team du er medlem av. Dette gir en grei oversikt, så du slipper å følge med i hver enkelt gruppe.
• Chat benyttes til direktemeldinger, én-til-én og én-til-mange, som også kan omfatte lyd- og videosamtaler.
• Grupper er de enkelte teamene. Disse er organisert i kanaler, som er selve byggesteinene i Teams for samarbeid, varsler, mottak av e-post, koblinger til andre kilder og søk.
• Møter henter inn kalenderen fra Outlook og lar deg planlegge Teams-møter.
• Filer gir deg tilgang til dokumenter i SharePoint, OneDrive og andre skylagringstjenester.
• Ellipsen (…) lar deg legge til eller fjerne apper for et team. Det er her du plusser på med alle verktøyene som er nødvendig for å løse oppgavene teamet er satt til.
• Store inneholder et vel av apper fra tredjeparter, samt roboter og koblinger.

Aktivitet

Her finner du alle innleggene som er myntet på deg, basert på medlemskap i teamene eller gruppene. Det er en melding til alle om annonsen for ServerFri på Facebook, postet i Markedsføring og belønnet med åtte likerklikk. Dette er en effektiv metode for å holde samtlige ansatte orientert om hva som foregår i virksomheten. Ellers er det ett tapt anrop og en kommentar til Sertifiseringslekene – en intern konkurranse som sørger for at vi i Lillevik IT holder oss mest mulig oppdatert på Microsoft-teknologi. Teams viser om man er tilgjengelig, opptatt eller fraværende. På skjermbildet ser du at det er støtte for å arbeide med Wikis og holde styr på aktiviteter (Todo).

Chat

Den utydelige kontakten er ekstern og kjører Skype for Business – kommunikasjonen mellom Skype og Teams fungerer knirkefritt. Mens samtaler er synlig for en hel kanal, er chat privat. Klikk på telefonen for å endre til lyd- eller på kameraet for video-samtale. Ikonene under oppfordringen Skriv en ny melding gir anledning til å formatere teksten, legge ved en fil, samt plusse på med emojis, giphys og klistremerker – velkjente uttrykksmidler fra sosiale medier. Du kan også innkalle til et møte herfra. Klikker du på ellipsen (…), kan du for eksempel føye til en video fra YouTube eller et oppslag i Wikipedia. Papirflyet sender av gårde meldinger. Direktemeldinger i Teams er persistente, altså vedvarende. De lagres for hver kontakt du kommuniserer med, og gjør det enkelt å gå tilbake. Dermed slipper du å søke i diskusjonsloggen i Outlook. Du kan også eksplisitt markere at du ønsker å beholde en melding, praktisk når den skal bearbeides og innlemmes i en annen sammenheng.

Chatten med Trine er gått over til en videosamtale. Ved å klikke på ellipsen (…) kan du gjøre bakgrunnen utydelig – hendig når du er på stranden eller ikke har rukket å rydde opp.

Grupper

Grupper danner utgangspunktet for teamarbeidet. Det er lagt til tre grupper eller teams, som de heter i det engelske grensesnittet: Sikkerhet i skyen, ServerFri – neste generasjons skytjeneste og Fritid og trening. Og nå ser vi allerede noe som i høy grad forenkler bruken av skytjenestene i Office 365. For hvert team opprettes det en Office 365-gruppe, et team-nettsted med dokumentbibliotek i SharePoint, en delt postboks med kalender og en OneNote-notatblokk. Som brukere kan vi være lykkelige uvitende om hva som skjer i bakgrunnen. Det kreves null kunnskaper, like fullt nyter vi godt av SharePoint som avansert dokumenthåndteringssystem.

Sikkerhet i skyen er en pågående prosess og kan tjene som utgangspunkt for å illustrere teamarbeid som faktisk fungerer. Det legges alltid til en kanal øverst som heter Generelt. De andre alfabetiseres. Generelt bør ikke inneholde mer enn opplysninger om formålet med gruppen, en oppfordring til nettikette og enkelte overordnede dokumenter. Selve gruppearbeidet foregår i de enkelte kanalene. Utfordringen som skal løses, er å etablere en god beskyttelse mot nettfiske (noe som fint lar seg gjøre, se Beskyttelse mot phishing-e-post i Office 365). Først drives det research som usystematisert legges i wikis, med white-papers og koblinger. Punktene diskuteres i chatter. Sammenrasket informasjon organiseres i den delte OneNote-notatblokken. Det opprettes flere dokumenter, enkelte med tanke på intern dokumentasjon, andre for å publisere dem som blogger og informasjon til kunder. I SharePoint Online har du fordelen av at flere kan samarbeide om samme dokument samtidig – praktisk når du skal møte en deadline. Du nyter dessuten godt av andre skyfunksjoner, som automatisk lagring og gjenoppretting ved å gå tilbake til tidligere generasjoner av dokumentet i versjonsloggen. Hele arbeidet – fra research med løse notater og diskusjoner via chat til endelige publikasjoner – holdes samlet i kanalen og forblir der. Det gjør det enkelt å jobbe med flere prosjekter parallelt og ta opp tråden der den glapp.

Teamene dine dreier seg naturligvis om helt andre ting. Sentralt er at du kan velge om gruppen skal være åpen eller privat. I en lukket gruppe legger du til medlemmer, som også kan være eksterne (forhåpentlig pålogget med totrinnsgodkjenning). Du plusser på med alle nødvendige verktøy. Dermed er du endelig borte fra delte områder på en filserver, dokumenter som sendes frem og tilbake som vedlegg, og diskusjoner spredt over e-post, Skype-meldinger og SMSer. I stedet holder du alt samlet innenfor en kanal. Du vil også raskt legge merke til at det i Teams er informasjonen som står i sentrum, ikke appene som bearbeider dem. Dataene selv speiles mellom to datasentre innenfor EU – Dublin og Amsterdam – og er dermed alltid tilgjengelige.

Møter

Møteseksjonen viser hele kalenderen med avtaler du har liggende i Outlook. Herfra kan du også planlegge nye møter og invitere deltakere. Alle i teamet kan delta i møter som arrangeres for en kanal. Private møter som er avtalt med andre, legges inn i deres Outlook-kalendere. Oppføringen for morgenmøtet viser at vi ikke har gått fullstendig over til Teams ennå for nettmøter. I en overgangsperiode kan Teams og Skype for Business operere side om side.

Filer og lagring

Du kan dele filer i offentlige samtaler eller privat chat. Viktige filer kan endres til faner for raskere tilgang. Foruten SharePoint og OneDrive kan du bruke skylagringstjenester som Dropbox. Innholdet i Office-filer indekseres, og du kan søke i dem direkte fra Teams. Dokumenter du deler under en chat, legges automatisk i en egen mappe i OneDrive og gir mottaker redigeringsrettigheter.

Store

Man kan legge til chat-roboter, apper og koblinger. Blant de mest populære tredjepartsverktøyene er Adobe Creative Cloud, GitHub og Jira Cloud. Mens Microsoft Flow, som automatiserer tidkrevende og ensformige oppgaver, også benyttes mye. I tillegg kan Teams ta i bruk andre Office 365-komponenter som video-tjenesten Stream, Azure Information Protection for rettighetsbeskyttelse av dokumenter og Power BI, som er Microsofts skybaserte løsning for business-intelligens.

Faner, innstillinger, koblinger og chat-roboter

Som det fremgår av skjermbildet under avsnittet Grupper, kan du gjøre dokumenter til faner. Klikk på avataren for å gå inn i innstillinger. Her kan du blant annet endre på varslinger og velge hvilke enheter som skal benyttes til mikrofon, høyttaler og kamera. Du kan opprette koblinger til eksterne tjenester som Azure for å starte og stoppe maskiner. Endelig kan du ta i bruk automatiserte roboter. T-Bot følger med som standard i Teams og kan gi deg svar på hvordan du skal bruke programmet.

Arkitekturen i Microsoft Teams

Teams kommer med sine egne mikrotjenester, men er i alt vesentlig et presentasjonslag for økosystemet i Office 365. Her veves det sammen funksjoner som det er umulig å levere i foretaksinterne løsninger – nok et argument for Microsoft-skyen! SharePoint Online tar seg av dokumenthåndtering, Exchange Online bidrar med kalendere og møtebooking, OneDrive for Business lagrer personlig delte filer, Planner hjelper deg med å organisere gruppearbeidet, mens Office 365-grupper håndterer medlemskap i teamene. Telefoni- og video-komponentene stammer fra infrastrukturen som er bygget for Skype. Teams trekker også veksler på enkelte tjenester i Azure, som lagring av chat-meldinger og business-til-business-kommunikasjon.

Administrasjonssenteret for Teams og Skype

Da vi som Microsoft-partner fikk tilgang til en forhåndversjon av Teams, var noen av kommentarene: «Dette er da SharePoint som alle kan forstå og ta i bruk!» Sant nok. Men selv etter den offisielle lanseringen var det et grunnleggende problem at det knapt fantes en metode for sentralt å administrere Teams, heller ikke via SharePoint-senteret. Nå derimot finnes det et svært funksjonelt administrasjonssenter. Det kan hjelpe deg med å planlegge og foreta overgangen fra Skype for Business til Teams. Du kan opprette all verdens policyer for møter og meldinger. Du kan styre ekstern tilgang, gjestetilgang (med sikker pålogging!) og generelle innstillinger for Teams. For deg som Office 365-administrator er det viktig at du går gjennom alle punkter her, som for det meste er selvforklarende.

Outlook og Teams

Microsoft refererer til Outlook og Teams som de to navene eller samlingspunktene for kommunikasjon og samarbeid i Office 365. Begge er barn av sin tid. Outlook oppsto for over 20 år siden og er skapt for å ta seg av mer formell og strukturert e-post. Den integrerer funksjoner som kalendere, møtebooking, kontakter, oppgaver og notater – mens delte postbokser og fellesmapper sørger for informasjonsdeling og arbeidsflyt. Teams representerer en mer ungdommelig livsfølelse og er tydelig inspirert av ledigere omgangsformer på sosiale medier og direktemeldingsapper som Snapchat og WhatsApp, som håndterer bilder, video og lydmeldinger. Programmerbare fellesmapper i Outlook har utspilt sin rolle. Teams kan ikke sende e-postmeldinger, bare motta dem i kanaler. Dermed blir det lite eller ingen overlapp mellom Outlook og Teams. Outlook fortsetter som e-postklient og personlig informasjonsmanager. Teams benyttes til uformell internkommunikasjon, teamarbeid og det du ellers har brukt Skype for Business til. Samtidig vil du oppdage at innboksen din fylles opp med langt færre interne meldinger. Og mens vi er inne på overlappende funksjoner: Bruk Teams for arbeidsgrupper, Yammer for større forsamlinger med anonyme deltakere.

En enestående suksesshistorie

Suksessen Teams har opplevd, må skyldes at appen er besnærende lett å komme i gang med, drastisk forenkler vanskelige tjenester som SharePoint og er et uhyre effektivt verktøy. Appen er tett integrert med kjernetjenestene i Office 365 og Office-applikasjonene du er vant til å bruke, pluss et stadig voksende antall tredjepartsapper. Du kan tilpasse Teams til akkurat de arbeidsoppgavene som skal utføres, og utvide funksjonaliteten etter behov. Du kan innlemme alle sikkerhetsfunksjoner du ellers har på plass, som multifaktor-autentisering for pålogging, beskyttelse mot nulldagstrusler og skadelig programvare, informasjonsbeskyttelse for kryptering av dokumenter, hindring av datatap for å sikre at følsomme data ikke kommer på avveie, samt benytte deg av rettslig sperre og eDiscovery ved rettstvister. Dessuten drar du selvfølgelig nytte av et enhetlig administrasjonssenter og rapporteringsfunksjonene i Office 365. For Microsoft er Teams et strategisk produkt som stadig videreutvikles i hard konkurranse med Slack. Dette understrekes av at det på åretes Ignite-mønstring var avsatt over 50 sesjoner til Teams. Opprinnelig var det Exchange Online som lokket brukere over i skyen – nå kan det se ut som om Teams er med på å overta denne rollen.

Ønsker du mer informasjon om Microsoft Teams?