Nå kommer det forbedringer til kalenderen i Outlook som blant annet skal gjøre at vi enklere kan administrere tiden vår – vi skal kunne legge til møter raskere og enklere, samt gjøre opplevelsen mer personlig.
Møtebooking
Når vi skal opprette et nytt møte kan vi velge mellom obligatoriske og valgfrie deltakere. Vi trenger ikke lenger benytte planleggingsassistenten eller åpne adresseboken.
Planleggingsassistenten
Når vi planlegger et møte blir det nå enklere å legge til deltakere. Under fanen Planleggingsassistent vil de intelligente tjenestene i Outlook automatisk foreslå navn på personer vi ofte jobber med. Dermed blir det raskere og enklere å invitere deltakere.
I tillegg kan vi tilpasse deltakerlistene. Vi kan utvide eller snevre inn for å se mer informasjon eller mindre informasjon i listen og planleggingsalternativene.
Reserver et møterom
Det blir enklere å reservere rom på flere steder ved å bruke Romsøker. Et eksempel på dette kan være om teamet ditt skal ha et møte mellom flere samlokaliserte kontorer og konferanserom fra flere byer. Romsøker lar oss reservere møterom fra mer enn en romliste. Hvert ledig rom vi velger vil forbli i feltet Plassering, og vi kan dermed legge til så mange rom som vi har behov for.
Standard varighet
Vi opplever stadig at vi har møte etter møte og at vi bruker kortere tid enn det som er oppført i kalenderen. Outlook har introdusert et alternativ i kalenderen som gjør at vi kan endre standardvarigheten for nye avtaler og møter. Vi kan også legge inn buffertid mellom møter som gjør at vi gir hverandre bedre tidsrom.
Dersom vi velger å sette at avtaler og møter skal avsluttes tidligere som standard, unngår vi at et nytt møte starter på akkurat samme tid som det forrige avsluttes. Dette alternativet kan du selv legge inn, eller på bedriftsnivå av en administrator. Møter som allerede ligger i kalenderen vil ikke påvirkes dersom denne innstillingen endres. Denne funksjonen fremmer en kultur med kortere og mer produktiv møtevirksomhet.
Tidssoner
Å arbeide i forskjellige tidssoner kan være forvirrende. Det er nå gjort noen endringer i Outlook som sørger for at vi kan planlegge et heltids- eller flerdagsmøte i forskjellige tidssoner hvor tiden vil tilpasses den tidssonen arrangøren av møte befinner seg i.
Sporing av deltakere
Noen ganger kan det hende at avgjørelsen om å være med i et møte avhenger av hvem andre som skal delta. Outlook viser sporingsinformasjon, selv for møter du ikke er arrangør av. Alle kan se hvem som planlegger å bli med. Formålet med dette er at vi enklere skal kunne ta beslutninger og samtidig optimalisere ressurser. Dersom en invitasjon blir videresendt, vil vi kunne se hvem som er lagt til og hva de har svart.
Svaralternativer
Har du opplevd å arrangere et møte som ble større ved at det ble videresendt til flere? Det er også mulig å kontrollere møte. Under Svaralternativer kan vi fjerne «Tillat videresending» for å forhindre deltakere å videresende invitasjonen til andre.
Automatiske påminnelser
Når vi er borte fra arbeidsplassen i noen timer, eller de gangene vi er på ferie i en uke, viser påminnelsesboksen i Outlook gamle møter som har skjedd tidligere. Nå er det lagt til et nytt alternativ som lar oss automatisk fjerne påminnelser om møter som har skjedd tidligere og som vi ikke lenger trenger å se. Noen liker å ha disse påminnelsene synlige, blant annet for å se notater eller utføre andre oppfølgingstiltak. Funksjonen er derfor et Avansert Outlook-alternativ.
I tillegg til dette er det også lagt til et alternativ for å vise påminnelser i tillegg til de aktive skrivebordsvinduene. Vi kan konfigurere påminnelsesmeldinger til å «poppe» over andre aktive apper som kjører.
Avslutning
Dersom du ikke ser de nye funksjonene kan du skru på funksjonen «Kommer snart» øverst til høyre inne i Outlook. På denne måten kan vi selv velge når vi ønsker å teste de nye endringene. Det er også en mulighet hvor vi kan gi tilbakemeldinger – som Microsoft bruker for å forbedre brukeropplevelsen. De nye funksjonene er nemlig basert på tilbakemeldinger fra oss brukere.
