Dele, samarbeide og kommunisere med Microsoft 365

Microsoft 365 kommer med de siste versjonene av Word, Excel og PowerPoint. Vi får muligheten til å chatte i grupper, dele dokumenter og samarbeide, og holde online møter. Med e-post, kalender, kontakter og oppgaver kan vi jobbe effektivt sammen med andre. I dette innlegget tar vi deg gjennom hvordan du enkelt kan dele, samarbeide og kommunisere med tjenestene i Microsoft 365.

Opprett dokumentet i OneDrive

Når du oppretter et dokument, en arbeidsbok eller en presentasjon kan du dele denne med andre etter at du har lagret i OneDrive.

• Logg deg inn i Office 365 og velg OneDrive.
• Naviger til mappen du ønsker å lagre filen.
• Velg «Ny» og type fil du ønsker å lagre.
• Gi filen et navn. Når du legger til innhold vil OneDrive automatisk lagre filen.

Kopier filer fra OneDrive til SharePoint for å dele med andre

Bruk «Kopier til» i OneDrive for Business når du ønsker å dele en fil du har jobbet med privat med andre.

• Logg inn i Office 365 og velg OneDrive.
• Høyreklikk på filen du ønsker å kopiere og velg «kopier til»
• Under Plasseringer velger du biblioteket du ønsker å dele filen til.
• Velg «kopier hit»

Bruk vedlegg i Outlook når du skal dele dokumenter

Bruk Outlook-vedlegg for å dele et dokument på en sikker måte.

• I en Outlook-melding velger du «Sett inn» og «Legg ved fil».
• Velg en nylig brukt fil, eller velg «se gjennom» og deretter velg en fil. Velg «Del kobling».
• Klikk på pilen på dokumentet, og velg «Endre tillatelser» og velg det som passer. Du kan for eksempel velge «Alle i bedriften kan se og redigere» dersom du vil at filen skal være åpen for alle i din bedrift.

Kontroller hvem du deler filer med

Når du lagrer et dokument i OneDrive kan du dele dokumentet med spesifikke medarbeidere.

• Opprett en fil og lagre den i OneDrive.
• Høyreklikk på filen og klikk «Del».
• Skriv inn navnet på personene du ønsker å dele filen med.
• Velg «Send». Mottakeren vil dermed motta et varsel.
• Velg «Kopier link» for å dele linken med de du ønsker å dele med.
• Velg «Outlook» for å åpne en ny e-post med linken du ønsker å dele.

Vær medforfatter i et dokument

Du kan redigere et dokument samtidig som dine kollegaer når du har delt et dokument.

• Logg inn i Office 365 og velg OneDrive
• Høyreklikk eller velg et Word-dokument, Excel-fil eller en PowerPoint-presentasjon. Velg «Del» og skriv inn e-postadressen til den du vil dele filen med.
• Velg «rediger» dokument, enten «bruk skrivebordsprogrammet» eller «bruk nettleseren».
• Når en annen person åpner dokumentet og begynner å redigere, vil du se profilbildet til personen øverst til høyre i dokumentet. Du vil også se et «flagg» i dokumentet som viser hvor personen redigerer.

Opprett et møte i Teams og rediger sammen

Noen ganger holder det ikke bare å sitte på hver sin ende og redigere et dokument. Det kan derfor være nødvendig å snakke sammen samtidig som man redigerer.

• I Microsoft Teams velger du den relevante kanalen. Velg deretter «filer» og filen du skal jobbe med.
• Ved siden av filnavnet inne chatten velger du «Flere alternativer», «Få link» og «kopier».
• Helt nederst chat-vinduet velger du «Møt nå» og kan deretter starte å jobbe med filen i samtidig som dere er i et møte sammen.
• I møte-vinduet limer du inn linken i chat-vinduet for at de andre kan klikke på linken.

Del og få innspill fra kollegaer

Dersom du skulle møte på et problem eller en utfordring kan du bruke Microsoft Teams for feedback. Start en samtale og bruk @omtale for å få svar fra de rette personene.

• Du kan starte en samtale i den kanalen som er relevant.
• Skriv inn @omtale og personen vil få et varsel om at du har nevnt dem.

Møt online med andre

Møter i Microsoft Teams er en rask og enkel måte for personer som er medlem av samme kanal til å snakke sammen.

• For å starte et møte velger du «Møt nå» i en samtale.
• Velg en tittel på møtet.
• Velg de personene du ønsker å invitere til møtet.

Sett opp et chat-basert arbeidsområde for deg og dine kollegaer

Du kan sette opp et team i Microsoft Teams for å sentralisere ressurser, spore prosjektdetaljer og fremme samarbeid. Samtaler, planer, filer og personer er dermed samlet på ett enkelt sted.

• I Microsoft Temas velger du «Legg til et team».
• Etter at teamet er opprettet veler du «Flere alternativer» og «Legg til kanal».
• Velg en kanal, og deretter filer. Her kan du laste opp relevante filer for kanalen.
• Velg pluss-tegnet og «Planner». Her kan du lage en plan for kanalen.

Oppsummering

Microsoft 365 kommer med verktøyene du trenger for å jobbe når som helst, hvor som helst, på hvilken som helst enhet. Du får de kjente Office-appene, pluss alle fordelene med skyen. Med Outlook kan du holde deg tilkoblet og produktiv med en klar, enhetlig oversikt over e-post, kalender og kontakter. Med Word kan du få frem ditt beste forfatterskap, samarbeide med hvem som helst, hvor som helst. Excel lar deg se, redigere eller opprette regneark og samarbeide om arbeidsbøkene dine. Og, med PowerPoint kan du ta presentasjonene dine til neste nivå, være medforfatter og presentere med selvtillit.