Effektive metoder for lagring av dokumenter i OneDrive for Business og SharePoint
Syntes du det kan være vanskelig å lete gjennom alle mappene dine for å finne det innholdet du er ute etter? Med digitalt innhold som bilde-, video- og lydfiler sees det ofte på som utfordrende å finne tilbake til den informasjonen du trenger. Kanskje trenger du bare et avsnitt av videoen som varer en time. Med en teknologi som stadig utvikler seg får vi også høyere forventninger til systemene vi bruker.
Kunstig intelligens og maskinlæring gjør det nå mulig å lagre og administrere innhold på en måte som øker produktiviteten, som gjør at vi kan ta avgjørelser basert på riktig informasjon og samtidig opprettholde sikkerheten. Vi må håndtere eksisterende innhold på en måte som gjør at vi kan finne tilbake til riktig informasjon raskere. I dette innlegget skal vi se på kommende oppdateringer og vise deg hvordan du smartere lagrer innholdet ditt i din Onedrive for Business og i ditt Sharepoint-bibliotek.
Video- og lydfiler
Microsoft annonserer at automatisert innhold vil være tilgjengelig for video- og lydfiler i OneDrive for Business og Sharepoint i løpet av året, basert på samme teknologi som er tilgjengelig i Microsoft Stream. Dersom du ser på en video eller hører på et lydopptak, vil du få tilgang til et transkript som lar deg søke etter innhold med enklere tilgjengelighet. Dette er et verktøy som hjelper deg å utnytte video- og lydfiler på best mulig måte, samtidig som det blir enklere å samarbeide med andre.
Vi bruker video mer enn noen gang. Dersom du ønsker å laste opp en video som skal være tilgjengelig for hele din bedrift, kan du gjøre dette via Microsoft Stream. Du vil også her kunne få transkripter og andre funksjoner som er drevet av kunstig intelligens, som for eksempel ansiktgjenkjenning og automatiske bildetekster (captions). Det som gjør det enda mer tilgjengelig og enklere, er at videoen ikke vil forsvinne fra skyen - den vil derfor enkelt kunne administreres fra OneDrive og Sharepoint.
Også her vil kunstig intelligens se hvor bilder er tatt, gjenkjenne objekter og trekke ut tekst av bildene. Det blir derfor enklere å søke etter bilder på lik måte som å søke etter dokumenter. Du kan søke i en mappe med skannede kvitteringer ved å bruke for eksempel ordet «Flying Tiger» - og du vil få opp kvitteringen du leter etter. Vi har tidligere skrevet et blogginnlegg om hvordan du enkelt laster opp reiseregninger med OneDrive for Business appen.
Anbefalte filer
Anbefalte filer er et resultat fra Microsoft Graph – som forstår hvordan du jobber, hvem du jobber med og aktiviteten rundt hvilke filer som er delt med eller av deg.
Ved å få anbefalt filer er det også enklere å opprette nye dokumenter ved å bruke eksiterende innhold. Både Word og Outlook har en «tap»-funksjonen som gjør det enklere å legge til eksiterende innhold inn i et nytt dokument.
«Tap»-funksjonen vil automatisk anbefale innhold som er lagret i OneDrive og SharePoint ved å forstå sammenhengen til det du jobber med. Det blir derfor enklere å igjenbruke paragrafer, tabeller, grafikk og diagrammer fra andre filer mens du jobber i et nytt dokument eller i en ny e-post.
Beslutninger basert på kunstig intelligens
Kunstig intelligens gjør det mulig å foreta beslutninger basert på rikelig informasjon samtidig som du jobber med innhold. Med tilgangsstatistikk i OneDrive og SharePoint kan du se hvem som har sett på filen og hva de har gjort – og det blir enklere å planlegge videre arbeid. Du kan se oversikten ved å holde pilen over filen når du er i din OneDrive og SharePoint.
Lagre en fil i SharePoint
- Den enkleste måte å lagre et dokument i SharePoint er å bruke «last opp» knappen. Dersom du bruker SharePoint Online, har du også muligheten til å laste opp flere filer og mapper.
2. Du har muligheten til å dra og slippe flere filer og mapper fra hvilken som helst plassering rett inn i nettleseren.
- Dersom du skal lagre et dokument i Word, Excel eller PowerPoint velger du SharePoint fra steder du kan lagre dokumenter, deretter mappen det skal lagres i.
- Det er også mulig å lagre filer i SharePoint ved å lage filen fra SharePoint. I stede for å lage nye dokumenter i Word eller Excel på skrivebordet, kan du bruke «Ny»-knappen og velge hva slags fil du ønsker å lage. På denne måten vil dokumentet automatisk lagres i det biblioteket du klikket på «Ny»-knappen. Du trenger heller ikke lagre, lagring skjer automatisk.
- Et annet alternativ er å lagre filer i ShaprePoint via OneDrive Sync-klienten. Det betyr at du kan lagre dokumentet i en allerede synkronisert mappe på området ditt (f. eks c: Drive) – og den vil automatisk synkroniseres med SharePoint Online.
Lagre en fil i OneDrive
- Dersom du bruker OneDrive i nettleseren trykker du bare på «Last opp», velger filen og trykker på «åpne». Det er også her mulig å dra og slippe filer.
- Du kan kopiere og flytte filer mellom mappene dine direkte i OneDrive eller fra mappene du har på datamaskinen. Når du flytter filene vil disse slettes fra PC’en og bli lagt til OneDrive.
- Bruker du Windows 10, følger en standard funksjon som gjør at filene alltid blir lagret i OneDrive. Det betyr at du har tilgang til filene uansett hvilken enhet du bruker, så lenge du er tilkoblet internett. Filene er dermed beskyttet og lagret i skyen.
Mobil-appen til OneDrive lar deg også laste opp filer. Enten du bruker Android, iOS eller Windows Phone. Les mer her.
- På samme måte som med SharePoint kan du lagre et dokument i Word, Excel eller PowerPoint ved å velge OneDrive fra steder du kan lagre dokumenter.
Oppretthold sikkerheten
Når du lagrer en fil i OneDrive og SharePoint vil kunstig intelligens beskytte innholdet, passe på at du er compliant og bekjempe ondsinnede angrep. Gjenoppretting av filer i Onedrive sammen med Windows Defender Antivirus for business og private brukere, beskytter mot løsepengevirus, identifiserer brudd og guider deg gjennom en gjenopprettingsprosess. Du kan lese mer om sikkerhetsfunksjonene i OneDrive her.
Avslutning
Det kommer stadig nyheter og oppdateringer til Office 365 – hvor vi som sluttbrukere får nye funksjoner som skal gjøre vår arbeidshverdag enklere og mer effektiv. Microsoft skriver i et blogginnlegg at blant annet intelligent deling er noe som vil bli tilgjengelig for brukere i løpet av 2018. Samarbeid er viktig på arbeidsplassen – og vi trenger verktøy som gjør det mulig for oss å jobbe i sanntid.
Andre innlegg om OneDrive for Business og SharePoint
https://blogg.lit.no/nye-sikkerhetsfunksjoner-i-microsoft-onedrive
https://blogg.lit.no/onedrive-for-business-din-nye-filserver
https://blogg.lit.no/hva-bruker-du-når-i-office-365
Ta kontakt med oss dersom du skulle ønske mer informasjon, tips og triks eller kurs.
Kilde: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2018/08/28/microsoft-365-is-the-smartest-place-to-store-your-content/
