Som nevnt flere ganger før i denne bloggen så er Office 365 mye. Faktisk så mye at man noen ganger tenker: Hva skal jeg bruke når av alle de mulighetene som finnes?
E-post (Outlook), OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams, Skype for Business og Yammer er alle tjenester i Office 365 som hjelper deg med å være mest mulig produktiv. Når man skal kommunisere med interne eller eksterne har man mange muligheter, og hva som fungerer best er basert på kulturen i selskapet. Det er lurt å definere hva man bruker når, og her kommer noen tips som kan hjelpe på veien.
Steg 1: Hvem?
Når du skal velge hvilket Office 365 verktøy du skal bruke, burde det første du tenker på være ditt publikum. Tenk på hvor mange personer du ønsker å sende beskjeden din til.
Stort publikum:
- SharePoint: Her har alle i organisasjonen tilgang, basert på rettigheter. Dokumenter og filer i organisasjonen som er ment for alle ligger her, og man kan samarbeide og kommunisere.
- Yammer: Designet for å kringkaste meldinger til hele organisasjonen og starte en samtale med alle ansatte.
Lite publikum:
Teams: Kommuniser med en gruppe eller team i en spesifikk kanal eller etter et emne.
OneDrive for Business: Her kan du dele dokumenter og filer med de du selv velger. Fungerer på samme måte som Sharepoint, bare at utgangspunktet er at kun du har tilgang til filene.
Skype for Business: Chat/video samtaler i små grupper eller med enkelt individer.
Uansett størrelse på publikum:
- Outlook: Epost er designet for å sende meldinger uansett størrelse på antall mottakere. Send en individuell oppfølgings e-post eller evangelisere et nytt initiativ til alle i bedriften. Epost er fortsatt den mest foretrukkede måten å kommunisere utenfor bedriften.
Steg 2. Tone?
Formell eller uformell tone? Skal det gis en generell beskjed som krever handling, eller skal du starte en personlig samtale?
Formell tone:
- E-post: Outlook er utformet for å sende diskre e-postmeldinger. Ved å bruke Outlook lager du en formell oversikt over kommunikasjonen din. Send kvartalsrapporter til sjefen din eller svar på en e-post om et prosjekt du jobber med.
- SharePoint: SharePoint har mange innebygde kontroll muligheter, og administrerings funksjoner som gir informasjonen din troverdighet.
- Yammer: Ettersom alle i organisasjonen kan se meldinger og tråder du legger ut er Yammer et fint sted for å legge ut formelle beskjeder.
Uformell tone:
- Teams: I Teams er formålet å ha en åpen dialog rundt ulike temaer i forskjellige kanaler.
- OneDrive for Business: Her lagres dine egne dokumenter og filer. Du setter selv tonen for hvordan du velger å dele og kommunisere.
Uansett tone:
- Skype for Business: Du kan be om et kjapt svar fra en kollega med en uformell tone, eller du kan be om en oppdatering fra en ekstern kontakt med en mer formell tone.
Steg 3. Hurtighet?
Ønsker du et øyeblikkelig svar, har dialog frem og tilbake, eller holder det med at svaret kommer om en stund?
Høyt tempo:
- Teams: Hurtig kommunikasjon innad i et team.
- Skype for Business: Du kan se status på din kontakt og be om direkte svar i en chat istdenfor å sende en e-post.
Lavt tempo:
- Outlook: Når man sender e-post kan det ta en stund før mottaker leser den og svarer.
- SharePoint og OneDrive for Business: Når du deler innhold gjennom SharePoint eller OneDrive for Business, kan du forvente at informasjonen mottas i et mer langsomt tempo med langsommere responstider. Kommunikasjon gjennom SharePoint og OneDrive for Business er avhengig av individuell tilgang, tillatelser, hierarki og varsler, som vanligvis sendes via e-post.
Uansett tempo:
- Yammer: Avhengig av når du legger inn meldinger på Yammer, kan du få et øyeblikkelig svar eller høre ingenting før et par dager. Det kommer an på hvilke varslinger hver enkelt har valgt å sette opp, og fritid til å lese seg gjennom meldingene.
For å lære mer om Office 365 er det bare å ta en telefonen til oss, send oss et spørsmål på chatten eller be om mer informasjon om våre brukerkurs under.
