I dag bruker vi i stor grad mobiltelefonen til å holde oss oppdatert. Vi sitter mindre og mindre bak store skjermer.
Det er nylig lansert en rekke kalenderoppdateringer i Outlook for iOS og Android som skal gjøre det enda enklere å få ting gjort på en liten skjerm. Disse oppdateringene er designet for å hjelpe oss med å holde kontakten, opprettholde forpliktelser og gi oss den informasjonen vi trenger.
Store oppgaver på liten skjerm
Dersom du oppretter et løpende møte, kan det oppstå tilfeller hvor du trenger å planlegge litt ekstra. I stedet for å gå tilbake til skrivebordsappen kan du nå gjøre endringer på bare én hendelse, eller alle hendelsene, i en løpende serie fra kalenderen i Outlook mobile. Dersom du må avlyse et møte kan du legge til en kommentar for å informere resten av deltakerne om hvorfor du trenger å gjøre endringen.
Det kan også være at du kanskje har planlagt et møte hvor en annen deltaker ikke kan stille. De vil mest sannsynlig foreslå et nytt tidspunkt. Tidligere ville du ikke kunne se de foreslåtte tidene fra de andre deltakerne med mindre du administrerte kalenderhendelsene i skriverbordsappen på en stor skjerm. Nå kan du se, godta eller redigere det forslåtte tidspunktet, eller ganske enkelt svare på forespørselen fra mobiltelefonen. I Outlook for iOS og Android vil en e-post varsle deg om den foreslåtte tiden, og på den måten kan du utføre den nødvendige handlingen direkte fra innboksen uten å måtte bla i kalenderen eller gå tilbake til skrivebordsappen.
Dette fungerer på samme måte når du er invitert til et møte og tidspunktet ikke passer for deg. Du kan foreslå et nytt tidspunkt når du svarer på møteforespørselen. Du vil raskt se om du har en konflikt eller hvor det passer best for deg. Her kan du foreslå et nytt tidspunkt, samtidig som at planleggingsverktøyet hjelper deg med å finne et tidspunkt som kan fungere med de andre deltakerne.
Tidssoner
Når du skal planlegge en ny hendelse fra Outlook Mobil får du snart muligheten til å velge en annen tidssone. På denne måten trenger du ikke finne ut av tidsforskjeller, planleggingsassistenten viser tilgjengeligheten, samtidig som at de du planlegger å invitere får invitasjon basert på den nye tidssonen.
Grupper
Nå kommer også Office 365 grupper i kalenderen, sik at du kan se kalenderhendelser i Outlook-gruppene du er medlem av. Akkurat som alternativet for å se arbeid og personlige kalendere i en visning, kan du enkelt velge en gruppekalender i mobilappen for å se hele dagen på tvers av gruppearrangementene. I tillegg kan du opprette nye gruppemøter og avtaler eller gjøre endringer i eksisterende gruppekalenderhendelser.
Plassering
Å ha enkel og rask tilgang til kalenderen via en widget eller en snarvei kan være nyttig. Dersom du nå får et e-postvarsel med en ny møteinnkallelse vil du også kunne se selve plasseringen av møtet i selve varselet. Det er også blitt enklere å velge plassering når du skal planlegge arrangementer. Både Outlook for iOS og Android baserer seg på tidligere plasseringer, samt møterom du nylig har brukt.
E-posttråd
Dersom du er en del av en lengre e-posttråd eller samtale som heller egner seg som et møte, kan du trykke på ikonet som ser ut som en kalender og velge Konverter til hendelse. Emnet fra e-posten blir konvertert til en hendelsetittel, e-postadressene til personene fra samtalen blir automatisk lagt til og deltakernes emne vil inkludere beskrivelsen av den nye hendelsen.
Oppsummering
Outlook for mobil er designet for å gi oss tid til å fokusere på det som betyr noe. Vi bruker i større grad mobiltelefonen vår til å svare på e-post og invitasjoner. Vi blir mer og mer mobile, og vi er derfor avhengig av at også mobiltelefonens apper er oppdatert i henhold til våres arbeidsvaner.
Vil du ha flere Outlook tips?
Bruker du fargekoder i Outlook?
