Daglige rutiner har endret seg, vi tilbringer mer tid hjemme og er knyttet til den digitale verden med mer personlig ansvar. Hvordan og når vi jobber, og når vi bruker tid på personlige forhold har endret seg den siste måneden. Flere av oss opplever en økt digital interaksjon med både venner og kolleger. Flere opplever kanskje derfor at det kan være utfordrende å skille mellom når arbeidsdagen slutter og når den starter. Med Outlook kan du balansere dette skillet på en organisert måte. La oss se hvordan.
Se tilgjengelighet med delte kalendre
Det blir enklere å administrere dagen med både venner, familie og kolleger når du kan se når de er tilgjengelige. Med delte kalendere i Outlook er det enkelt å se denne tilgjengeligheten. Du kan se din egen kalender ved siden av- eller kombinert med kalenderen til den personen du legger til.
Du kan også dele kalenderen med noen som ikke jobber i bedriften, eller så kan de dele sin kalender med deg. Dette kan være nyttig dersom du vil at noen i familien skal ha tilgang til dine arbeidshverdag eller om du vil at de skal kunne se når du er tilgjengelig. Merk deg at det kan være en fordel å se over innstillingene for deling av kalenderen. Det anbefales å velge «Can view when i’m busy». På den måten kan ikke de utenfor bedriften se informasjonen i kalenderen din.
Integrasjon med Microsoft To-Do
Mange har den siste tiden sjonglert det å jobbe hjemmefra med hjemmeskole. Det kan derfor være utfordrende å holde seg på topp av alle lister, administrasjon av e-postmeldinger du trenger å følge opp, oppgaver du trenger å fullføre eller nye møter du må delta i. For å administrere oppgavelistene kan du bruke To-Do sammen med Outlook. Her kan du legge e-postmeldinger direkte inn i To-Do, samt dele oppgaven med andre eller tildele andre en oppgave. Det kan du gjøre ved å flagge e-posten i Outlook.
Her kan du også dra og slippe en oppgave fra «Min dag» til kalenderen i Outlook for lage en hendelse.
«Snooze» en e-postmelding
Noen ganger kan det være at du ønsker å svare på visse e-poster eller forberede deg til et møte på et senere tidspunkt. For å unngå at disse e-postmeldingene forsvinner i mengden kan du bruke funksjonen «snooze». «Snooze» fjerner e-postmeldingen fra innboksen din (du kan fortsatt søke etter den) helt til det tidspunktet du har satt for at du skal jobbe med den. Da vil den igjen dukke opp på toppen av innboksen som en ulest e-post, med et nytt «mottatt»-merke og et ikon som indikerer at den ble «snoozed». Denne funksjonen støtter også opp under konspetet «Inbox Zero».
Møteinnsikt
Noen møter krever mer forberedelse enn andre. Det er derfor essensielt å ha rask tilgang til relaterte e-poster og dokumenter. Med møteinnsikt i Outlook kan du få informasjonen du trenger til møtene dine i selve møteelementet, i din dag eller i møtepåminnelsen. Du skal dermed ikke trenge å bruke tid på å lete etter denne informasjonen.
Regler for å håndtere e-post
Det er kanskje noen kolleger du ikke ønsker å gå glipp av en melding fra. Du kan lage regler for å håndtere meldinger fra visse personer i Outlook, eller så kan du legge de til som favoritter. En enkel måte å alltid ha rask tilgang til meldinger på er å angi preferansene dine slik at du bare får e-postvarsler fra favorittene dine.
@omtale i e-post
De fleste av oss sender og mottar mange e-postmeldinger i løpet av en dag. Noen er viktige, andre er ment kun til informasjon. En fin måte å få noens oppmerksomhet på er bruke @omtale. Personen du @omtaler vil få et varsel om at de er blitt omtalt i en e-postmelding. Du kan også filtrere innboksen for meldinger der du har blitt @omtalt – og på den måten få en god oversikt over e-postmeldingene som krever din oppmerksomhet.
Flere Outlook-tips?
Vi har skrevet flere innlegg om Outlook med tips til funksjoner som kan gjøre din arbeidshverdag enklere og mer produktiv. Klikk her for å lese mer om Outlook.
Sikker kommunikasjon med Outlook for mobil
Bruker du fargekoder i Outlook?
Outlook-kalenderen er oppdatert med nye funksjoner
