Nå som vi ikke sitter på kontoret er vi avhengig av systemer som gjør at vi kan jobbe hvor som helst med tilgang til filer og dokumenter, både online og offline. Vi må også kunne samarbeide sikkert med kolleger, kunder og samarbeidspartnere. Her er fem arbeidsscenarioer med OneDrive som kan være nyttig å vite om nå som vi sitter hjemme.
Få tilgang til og lagre alle filene dine
For å sikre at de ansatte får tilgang til ressurser og innhold på nett, mobil og stasjonær PC er det viktig at
filer lagres i skyen som standard. Har du Microsoft 365 og OneDrive for Business kan alle brukere lagre alle filene sine på et sted, enten det er individuelle filer eller filer du samarbeider med andre om. Disse filene blir også sikkerhetskopiert og beskyttet. Dersom du er avhengig av å bruke en personlig enhet når du sitter på hjemmekontoret, kan du også jobbe med alle filene uten at du tar opp plass på selve enheten. Du trenger heller ikke bekymre deg for bruk av nettverksbåndbredde mens du jobber med store filer hjemmefra. OneDrive synkroniserer bare endringene i filen i stedet for hele filen. I tillegg vil smart opplastningsadministrasjon gjøre det mulig for OneDrive å laste opp data i bakgrunnen uten å forstyrre andre applikasjoner som bruker nettverket.
Mangler du printer og skanner? Da kan du bruke den innebygde skannefunksjonaliteten som digitaliserer skriftlige notater og fysiske dokumenter.
Tips
Høyreklikk på en fil og velg «Alltid behold på denne enheten» for å kunne jobbe med filen når du er offline.
Sikker deling av dokumenter og filer
Et godt samarbeid er en viktig en suksessfaktor for enhver bedrift. Enten dette gjelder med tredjepartsleverandører eller kolleger, trenger du de riktige verktøyene for å gjøre det enkelt å dele innhold på en sikker måte. OneDrive lar deg velge og begrense hvem som får tilgang til det delte innholdet og forhindrer redigeringer eller nedlastninger. Det er også mulig å sette passord og utløpsdato.
Integrasjonen med Microsoft Teams og Outlook gjør også at du kan dele en kobling direkte i en samtale, og på den måten se til at alle bruker får den nyeste versjonen av dokumentet.
Tips
En sikker måte å dele et dokument med en ekstern bruker på er å velge «Spesifikke personer».
Enkelt samarbeid
Forenklet og sømløst samarbeid spiller en sentral rolle når vi jobber eksternt, enten du har et gruppeprosjekt på skolen eller en presentasjon på jobb. Det å ha muligheten til å være medforfatter i et dokument i sanntid er viktig for samarbeidet. Integrasjonen med Office-appene Word, Excel og PowerPoint kommer også med funksjonaliteten @omtale og kommentarer som gjør at du kan samarbeide og snakke sammen uten å forlate dokumentet.
Tips
Hold musepekeren over filene dine for å se aktiviteter relatert til filene du jobber med, for eksempel redigeringer, kommentarer eller @omtaler, så vel som alle samtaler i e-post og Microsoft Teams, der filen har vært delt.
Enkel organisering
OneDrive støtter intelligent filsøk og oppdagelse. Funksjoner som «Discover view» ser etter personlige anbefalinger basert på dine arbeidsforhold. OneDrive gjør det samtidig enkelt å komme tilbake til filer du nylig har brukt eller som er blitt delt med deg eller av deg, og filer som er «populære» eller som trender rundt deg. Dette gjelder både OneDrive i nettleseren, mobil og Office-appene, noe som gjør det enkelt å plukke opp arbeidet på tvers av enheter og apper.
Tips
Trykk i søkefeltet uten å skrive noe. Du får da resultater som vises de nyeste filene og mappene dine.
Beskytt og administrer – for IT administratorer
Sikkerhet til bedriftens data er viktig, og med Microsoft 365 og OneDrive er det enkelt å administrere eksternt fungerende brukere og deres data. Administratorer kan kontrollere alle aspekter av OneDrive for å blant annet implementere MFA (tofaktorautentisering), og dermed forhindre uautorisert tilgang til data, samt regler for ekstern deling av dokumenter. Administratorer kan også bruke retningslinjer for forebygging av tap av data, følsomhetsetiketter, betingede tilgangsregler for å kontrollere autorisert brukertilgang og dermed redusere risikoen for datatap.
Oppsummering
OneDrive for Business er en av de fremste skylagringstjenestene på bedriftsmarkedet, ved siden av Dropbox Business. Files On-Demand krever ingen lagringsplass lokalt, og du får tilgang til alle filene dine i nettskytjenesten OneDrive uten å måtte laste dem ned og oppta lagringsplass. Det gir deg et sikkert sted for å lagre, synkronisere og arbeide med dokumentene dine. Fordelene ved skylagring er ganske åpenbare. Dataene er der hele tiden, trygt beskyttet.
