Med Microsoft 365 kan du forvandle virksomheten din til den moderne arbeidsplass. Det fører til en dyptgripende og gjennomgående forandring i måten du bruker digital teknologi på. Alt er koblet til skyen: Windows, Office, administrasjon og sikkerhet. Verdens produktivitetssky, som Microsoft kaller plattformen, er utformet for å hjelpe deg å oppnå mer. Samarbeid og forenkle arbeidsflyten med Microsoft Teams. Vær produktiv når du er på farten med nyskapende Office-apper. Få mer gjort med intelligente skytjenester. Utnytt kunnskap i organisasjonen for å øke kompetansen hos dine ansatte. Få kontroll over enheter med Endpoint Manager. Beskytt bedriften med en sikkerhet i verdensklasse.
Verdens produktivitetssky
Opprinnelig var det Office 365, en samarbeidsplattform som besto av Exchange, SharePoint og Skype for Business. Fordelen for kunder var at det i betydelig grad forenklet driften. Utgiftene ble lavere og forutsigbare. På kjøpet fikk de høy tilgjengelighet, med tjenester som lagrer og beskytter data i geografisk atskilte datasentre. Microsoft 365 var først ikke mer enn en løst sammensatt kombinasjon av Office 365, Windows 10 Enterprise og Enterprise Mobility + Security. Sistnevnte er en pakke for å sikre trygg tilgang til organisasjonen din. Den lar deg også kryptere e-postmeldinger og dokumenter med en beskyttelse som forblir der uavhengig av lagringsområde.
Microsoft 365 gir i dag de samme fordelene. Alle komponenter er der med unntak av Skype, som er erstattet av Microsoft Teams. Men nå er applikasjonene vevd mye tettere inn i hverandre. Microsoft 365 Apps, som er Office-pakken, er forskjellig og tilpasset skyen. Microsoft 365 er ikke lenger bare et miljø for å driftsutsette tjenester. Det er et eget økosystem med innebygde opplevelser som fungerer på tvers av plattformer. Det integrerer mennesker, enheter, applikasjoner og data. Microsoft 365 lar deg ta i bruk funksjoner som bygger på kunstig intelligens (KI) med maskinlæring – systemer som gir en mest mulig intelligent oppfattelse, resonnering og respons innen avgrensede områder.
Personlig produktivitet
I Teams har du alt på ett sted: chat, videomøter, oppringing, samarbeidsfunksjoner og tilkoblede forretningsapplikasjoner. Det er lett å finne frem til dokumenter. Du kan redigere dem samtidig sammen med andre. Gå tilbake i versjonshistorikken om du trenger et tidligere utkast. Office er tilgjengelig i skrivebords-, nett- og mobilversjoner. Det er enkelt å bytte fra datamaskin til mobile enheter med innovative apper for Android og iOS. Innebygde KI-funksjoner driver frem kreativitet, forbedrer søk og tjener som personlig assistent. Du får engasjerte ansatte som kan kommunisere med direktemeldinger og arrangere online-møter. Kontakten holder de via e-post og kalendre. De kan være produktive hvor som helst og lagre og dele filer i skyen på en sikker måte.
Organisasjonens produktivitet
I enhver organisasjon ligger det mye kunnskap. Omgjør den rask til nyttige innsikter. Gi dine ansatte den informasjon de trenger for å få jobben gjort. Sørg for trivsel, fellesskap og engasjement. Det gjør virksomheten smidig og tilpasningsdyktig. Administrer tilkoblede datamaskiner og mobilenheter med Endpoint Manager gjennom hele deres livssyklus. Beskytt deg med moderne sikkerhet, bakket opp av maskinlæring. Sørg for at bedriften er i samsvar med interne reguleringer og offentlige forordninger.
Administrative oppgaver du utfører, foregår i et enhetlig grensesnitt, noe som gjør det lett å finne frem. Du kan automatisere forretningsprosesser og styre arbeidsflyt ved hjelp av Power Platform i SharePoint og Teams. Du kan bygge egne apper med lite eller ingen kode og utvide funksjonaliteten. Power BI leverer bedriftsintelligens og lar deg hente ut informasjon fra datasett og transformere dem til en forståelig struktur med god visualisering. Med Planner får du kontroll over prosjekter.
Workplace Analytics gir ledelsen innsikt i hvordan ansatte bruker tiden sin, og hvem de bruker den sammen med. Microsoft Sikkerhetsvurdering gir et overblikk over hvor robust sikkerhetstilstanden er i virksomheten, og hvor sikkerheten kan styrkes. Fra et sentralisert dashbord kan du overvåke og forbedre den for Microsoft 365-identiteter, data, applikasjoner, enheter og infrastruktur. Det finnes også en portal for å bedømme virksomhetens overensstemmelse med reguleringer.
Produktivitet og samarbeid
Bilde hentet fra Microsoft
Teams har utvidet funksjonene i Skype kraftig. For ikke lenge siden var konferansesystemer kostbare og krevde dedikerte maskinvare. Nå kan du holde og delta i høyoppløselige videomøter fra hvor som helst på hva som helst. Exchange sørger for e-post og kalendre, SharePoint tar seg av intranett og dokumenter. De to fungerer som grunnpilarene for flere av de integrerte tjenestene i Microsoft 365 ved å levere postbokser, kalenderfunksjoner, dokumenthåndtering med mer til andre apper.
OneDrive for Business, som kjører oppå SharePoint, erstatter din gamle filserver. Slettede filer oppbevares i 93 dager i to papirkurver. Det er en gjenopprettingsmekanisme om kontoen din blir angrepet av løsepengevirus. Du kan velge hvilke dokumenter du ønsker å synkronisere mellom skyen og enheter. Yammer benyttes i den ytre loopen for kommunikasjon med andre organisasjoner. Office er tilgjengelig for Windows, macOS, Android og iOS. Teams og Edge finnes for Linux.
Microsoft 365 Apps
For sluttbrukere er den mest synlige kontakten med Microsoft 365 via Microsoft 365 Apps. De deler kode med Office 2019, men er ulike. I dette eviggrønne univers oppdateres Microsoft 365 Apps med nye egenskaper to ganger i året. De er skyintegrerte med KI-, samarbeids- og sikkerhetsfunksjoner.
Når filer ligger i SharePoint eller OneDrive, slipper du å tenke på å lagre. Det skjer automatisk (t.v.). Du kan dele et dokument med andre og redigere det samtidig (t.h.). Det kommer hendig når du skal møte en deadline, eller dere er flere som samhandler. Du kan chatte og @-merke kommentarer med melding til medarbeider. Delingen fører til at du ikke fyller opp postboksen med vedlegg.
I midten er det innbakte følsomhetsetiketter som lar deg klassifisere og markere dokumenter med topp- og bunntekster eller vannmerker. Du kan kryptere filene. Beskyttelsen forblir der i hele deres levetid, uavhengig av hvor de lagres – ideelt på Internett. Du gir finkornete rettigheter (f.eks. rediger, ikke kopier). De kan begrenses i tid og tilbakekalles. Du kan se hva ande gjør med dokumentet.
Meldinger mellom Microsoft 365-organisasjoner går over krypterte linjer (TLS 1.2). Exchange Online Protection prøver å bruke opportunistisk TLS (Transport Layer Security) mot e-postsystemer utenfor. Om det ikke lykkes, sendes e-posten i klartekst. Dette kan overstyres med tvungen TLS mot partnere. I Outlook kan du kryptere e-post som bare du og mottaker kan lese. Den dekrypteres automatisk av Outlook 365, eller det sendes en kobling som kan åpnes i et webgrensesnitt.
Microsoft Chromium-baserte Edge
Microsoft Edge fungerer like godt på en Mac som på Windows, som på Android og iOS. Den er basert på samme Chromium-motor som i Chrome og er like rask og kompatibel, men bruker mindre minne. Nettleseren er godt integrert i Microsoft 365. For Windows kan du konfigurere den ved hjelp av Intune og sørge for at den kjører i en virtuell maskin mot utrygge nettsteder. Klikk på terningen til venstre for å få frem nettappene. I søkeboksen kan du lete etter intern informasjon i bedriften. Søket her returnerer ett Word-dokument, to samtaler i Teams og mer enn åtte i Yammer.
Kunstig intelligens
Microsoft-sjef Satya Nadella har erklært at han ønsker «å gjennomsyre alt det ute med KI». I flere av Office-programmene kan du diktere. Word oversetter mellom forskjellige språk. PowerPoint kan lære deg opp i å holde mer effektive presentasjoner og har KI-medhjelpere for profesjonelle forslag til plassering av tekst og billedstoff. Office-appen for iOS og Android lar deg ta bilder av tekst og tabeller og omgjøre dem til redigerbare Word- og Excel-dokumenter. Cortana, Microsofts digitale assistent, blir integrert i mobilappene.
Du vil kunne snakke med Outlook. Sammendrag av e-posten din leses opp, og du får hjelp med å håndtere avtaler. Videotjenesten Stream har tale-til-tekst-transkripsjon og kan skille ut bakgrunnsstøy. Project Cortex omgjør ustrukturerte rå data som ligger lagret i virksomheter, til søkbar meningsfull informasjon. SharePoint Syntex er første produkt som slippes som del av prosjektet. Exchange Online Protection og Microsoft 365 Defender bruker i utstrakt grad maskinlæring for å sikre pålogginger og hindre cyberangrep.
Samarbeidstjenester i Microsoft 365
Microsoft 365 tilbyr en rekke tjenester som gir samarbeidsopplevelser, kombinert med datastyring, sikkerhet og samsvar. Filer og Wiki peker ned på OneDrive, kalender på postbokser i Exchange og møteopptak på videotjenesten Stream. Teams trenger disse tjenestene, i tillegg til Planner og Microsoft 365-grupper – noe som viser hvor sammenflettet miljøet er.
Teams egner seg for prosjektorienterte grupper som skal føre en samtale, jobbe sammen med dokumenter, ringe hverandre opp og holde arbeidsmøter. Team kan være offentlige (åpne for alle i organisasjonen) eller private (administrert medlemskap). Bruk sikkerhets- og samsvarsfunksjonene i Microsoft 365 til å styre innhold som er opprettet via Teams.
OneDrive lagrer og synkroniserer filer i skyen. Du har tilgang til dem fra hvor som helst på hvilken som helst enhet. Dokumentene er private til du deler dem. Del filer enkeltvis og arbeid på Office-dokumenter med andre i fellesskap.
SharePoint bidrar til informasjonsflyt ved hjelp av kommunikasjonssider og SharePoint-nyheter. Lagre filer i skyen, så de blir tilgjengelige for et bredt publikum. Ta hånd om sensitive eller sterkt klassifiserte dokumenter og bruk robust tilgangsstyring og samsvarsfunksjoner.
Exchange lar deg administrer tid og føre en målrettet kommunikasjon. Planlegg og delta i møter enten via Outlook eller Microsoft Teams. Send beskyttet e-post. Dra nytte av det mest avanserte og omfattende settet med beskyttelses- og samsvarsfunksjoner for e-post og vedlegg.
Stream lar deg lage videoer. Du kan ta opp Teams-møter. Du kan dele og samhandle med video, enten i en gruppe eller på tvers av organisasjonen din. Hold live-arrangementer.
Yammer egner seg for å dele ideer, stille spørsmål og føre diskusjoner med brede fellesskap innen og utenfor organisasjonen. Yammer et ideelt verktøy for folk som ikke jobber sammen regelmessig, men som har felles roller, interesser og mål. Her kan du dele informasjon og finne ekspertise. Inviter kunder, leverandører og partnere til å bli med i ditt eksterne Yammer-nettverk.
Sikkerhet og samsvar i Microsoft 365
Sikkerheten i Microsoft 365 er basert på identitets- og tilgangsadministrasjon, trusselbeskyttelse og skysikkerhet. Samsvar sikres ved hjelp av informasjonsbeskyttelse og -styring. Her inngår håndtering av innsiderisiko og hindring av datatap (DLP). Ved en tvist kan du sette en rettslig sperre på e-post og dokumenter, så de ikke kan slettes. Det er sterke beskyttelsesmekanismer for personvern. Microsoft benytter seg av fjernmåling for å tilpasse individuelle opplevelser og kontrollere sikkerhets- og samsvarstilstanden i virksomheten. Men informasjonen utnyttes ikke til målrettede annonser.
Azure Active Directory
Azure AD er neste generasjons katalogtjeneste for identitets- og tilgangsstyring. Katalogen har en oversikt over ressurser i organisasjonen og er aktiv i den forstand at du kan administrere dem. Det er en rekke mekanismer for å beskytte brukere og pålogginger: Passordbeskyttelse garderer mot usikker legitimasjon. Selvbetjent tilbakestilling av passord lar brukere endre det ved mistanke om identitetslekkasje.
Totrinnsverifisering forhindrer 99,9 prosent av identitetsangrep. Det er støtte for passordløs autentisering med teknologier som Windows Hello og FIDO2-sikkerhetsnøkler. Identitetsbeskyttelsen flagger feilkonfigurerte brukerkontoer og foretar en risikovurdering av sesjonene i nær sanntid. Privilegert identitetshåndtering sørger fra at brukere bare har tidsbegrensede administrative rettigheter og akkurat nok til å utføre jobben.
Betinget tilgang
Betinget tilgang er en egenskap i Azure AD som knytter forutsetninger til om brukere, grupper og enheter skal få adgang til skyapper og bedriftsressurser. Betingelsene kan omfatte om enhetene er i samsvar, hvor de logger på fra, hva slags autentisering de bruker. Kontrollene kan tillate eller blokkere tilgangen, gi begrenset tilgang, kreve multifaktor-autentisering (MFA) eller endring av passord og stenge for gammeldags godkjenning. Det benyttes maskinlæring for å avgjøre om det er risikoer forbundet med økten. Betinget tilgang står sentralt i sikkerhetsmodellen Zero Trust.
Administrasjon av enheter
Med moderne administrasjon håndterer du både datamaskiner og mobilenheter. Det er slutt på manuelle konfigurasjoner og installasjoner. Windows-maskiner klargjøres med Autopilot. Du innrullerer alle enheter i Intune, som er del av Microsoft Endpoint Manager. Du tilpasser dem med konfigurasjonsprofiler og sørger for at de er i samsvar med dine krav til sikkerhet. Du distribuerer programvare og holder dem oppdatert.
Du tillater kun pålogging fra disse enhetene. Sånn sørger du for at ressurser i virksomheten bare er tilgjengelig for klarerte brukere på klarerte enheter som bruker klarerte apper. Du kan håndtere både bedriftseide og personlige enheter på en trygg måte. Om noen av dem går tapt, kan du fjernslette bedriftsdata fra dem. Alternativt kan du ved hjelp av appbeskyttelsespolicyer knytte tilganger til mobilapper som du har kontroll over.
Sikkerhet i verdensklasse
Microsoft 365 Defender har samlet flere beskyttelsesteknologier under ett tak. Det markerer et skifte bort fra isolerte siloer til koordinert kryss-domenesikkerhet. Defender for Identity sørger for identitetsbeskyttelse (tidl. Azure AD AIP). Defender for Endpoint gir en omfattende beskyttelse av endepunkter med støtte for Windows, macOS, Linux, Android og som forhåndsversjon iOS (tidl. Microsoft Defender ATP). Cloud App Security lar deg håndtere skygge-IT og sette opp policyer for skyapper fra tredjeparter.
Defender for Office 365 garderer deg mot nulldagstrusler i form av skadelige vedlegg og dokumenter pluss farlige koblinger (tidl. Office 365 ATP). Sammen med Exchange Online Protection sørger det for et effektivt dybdeforsvar mot e-postangrep. Med Azure Sentinel får du et skyopprinnelige SIEM-system som tilbyr intelligente sikkerhetsanalyser for hele bedriften og samler all overvåking under ett. Med funksjonene for beskyttelse av identiteter i Azure AD og betinget tilgang legges det lag på lag i en sikkerhetsarkitektur som kvalifiserer til karakteristikken: I verdensklasse.
Microsoft 365-abonnementer
Microsoft 365 Enterprise tilbyr tjenester for virksomheter som ønsker en produktivitetsløsning med robust trusselbeskyttelse, sikkerhet, samsvar og analysefunksjoner. Det er tre abonnementstyper: E3, E5 og F3 (tidl. F1). Microsoft 365 Business er utformet for små og mellomstore bedrifter for opptil 300 seter. Her er hele settet med produktivitetsverktøy. Basic gir bare nett- og mobilutgavene av Office. Standard tilføyer skrivebordsversjonene. Premium kommer med funksjoner for sikkerhets- og enhetsadministrasjon, men uten de mer avanserte verktøyene i Enterprise.
Microsoft 365 Education er beregnet på utdanningsinstitusjoner. Akademiske lisenser kan tilpasses og inkluderer produktivitets- og sikkerhetsløsninger for lærere, ansatte og studenter. Microsoft 365 Home er ment å bringe samme produktivitet til deg personlig eller familien med Microsoft 365 Personal og Family. Office Home and Student 2019 er tilgjengelig som engangskjøp, men har ingen skyfordeler. Ideelle foreninger kan bruke Microsoft 365 Business Premium kostnadsfritt.
For bedrifter er det to abonnementer som skiller seg ut: (1) Microsoft 365 E3 + E5-sikkerhet, som faller mye rimeligere enn E5 og inneholder alle E5-sikkerhetsmekanismer. (2) Microsoft 365 Business Premium, som møter grunnleggende krav for SMB: Forbedrer eksternt samarbeid, beskytter mot sikkerhetsrisikoer og reduserer omkostninger.
Avsluttende ord
Microsoft 365 gir innebygde opplevelser på tvers av plattformer. Automatisering og kunstig intelligens med maskinlæring spiller en stadig større rolle i miljøet. Teknologiene er fullstendig overlegne i forhold til hva du finner i lokale installasjoner av applikasjoner og tjenester. Verdens produktivitetssky er tett integrert med mennesker, enheter, apper og data. Brukere blir mer engasjerte, produktive og kreative. De oppnår mer. Dét kommer også virksomheten til gode.
Arbeidsplassen er der hvor du er – på café, reisefot eller hjemmekontor. Dette er naturligvis å sette ting på spissen. Tilstedeværelse i basebygget er viktig for fysisk kontakt, jobbtilhørighet og løse uformelle samtaler som i neste omgang kan avføde nye forretningsideer. Men mulighetene for en mer fleksibel hverdag er der. Microsoft 365 er kamptestet og har vist seg å være pålitelig, sikker og effektiv i dagens krise. Nå er det opp til deg å sørge for din egen digitale transformasjon.
*Grafikken øverst som fremstiller substratet i Microsoft 365, er hentet fra Tony Redmond et al., Office 365 for IT Pros (2021). Figurene ellers er fra Ignite 2020 og teknisk Microsoft-dokumentasjon og tilpasset her.
