Enten om du er ansatt eller eier en bedrift, vil du mest sannsynlig trenge å dele filer med kollegaer og kunder. Nå som hjemmekontor igjen er aktuelt for mange, kan det være en fordel å se på hva slags rutiner bedriften har for dette. Er viktige filer og sensitive data godt nok beskyttet?
La oss se på hvilke rutiner som anbefales når det kommer til sikker fildeling i skyen.
Hva er sikker fildeling?
Fildeling er rett og slett handlingen som gjøres når du sender en fil til noen andre. Mange legger kanskje fortsatt til en fil som et vedlegg i en e-post, deretter kan mottakeren gjøre endringer og sende filen tilbake via e-post. Mange bruker også kanskje fortsatt fildelingsnettsteder.
Merk at begge disse metodene utgjør en rekke sikkerhetsrisikoer.
Sikker fildeling handler om at filene skal være beskyttet mot trusler på nettet, og kun være tilgjengelig til personer som har fått tillatelse av eieren. Skylagringstjenester tilbyr sikker fildeling og beskyttelse med følgende sikkerhetsfunksjoner:
- Tillatelsesbasert tilgang
- Passordbeskyttet tilgang
- Filkryptering
- Mistenkelig overvåkning av påloggingsaktivitet
- Virusskanning
- Ransomware deteksjon
- Totrinns-verifisering
- Utløpende delingskoblinger
Disse sikkerhetsfunksjonene bidrar til at bare personer med tilgang har tilgang til filen. I tillegg hjelper de med å beskytte filene dine mot hackere, skadelig programvare og online trusler.
Hvilke filer bør deles på en sikker måte?
Ideelt sett bør alle filer som deles internt eller med kunder sikres. Fildeling fungerer for alle forretningsfiler og disse typene bør alltid deles sikkert:
- Juridisk informasjon
- Økonomiske data
- Informasjon om HR eller personale
- Informasjon om private arbeidstakere
- Hemmelige prosjekter
- Fusjons- eller oppkjøpsplaner
Metoder for sikker fildeling
Passordsbeskyttelse
Filer som er passordbeskyttet kan sendes til andre som en lenke. Bare mottakeren som kjenner passordet vil da ha tilgang til å åpne lenken.
Utløpende lenker
Utløpende lenker tilbakekaller tilgangen etter en viss tid. Det gir mottakeren av filen tilgang i en gitt periode.
Varierte tillatelser
Med tillatelser for fillagring kan du velge hvem som kan se, kommentere, redigere eller dele filen videre. For eksempel begrenser du tilgangen til en person, en gruppe, alle ansatte i selskapet eller hvem som helst.
Versjonshistorikk
Dersom noen legger til uønskede endringer i den delte filen, kan du med versjonshistorikk gjenopprette en fil tilbake til et tidligere utkast.
Papirkurven
Det kan skje at du sletter en fil uten å mene det. I dette tilfellet kan du gjenopprette filen rett fra papirkurven.
Sletting av massefiler
Det kan også skje at du sletter et stort antall filer ved et uhell. I så fall vil skylagringsleverandøren sende deg et varsel. Den vil også liste opp hvilke trinn du må ta for å få tilbake filene.
Aktivitetsovervåkning
Her kan for eksempel OneDrive for Business se etter og blokkere mistenkelige påloggingsforsøk. Automatisk overvåkning hindrer uautorisert tilgang til kontoen din.
Kryptering
Med skylagring vil filene dine kunne skjules bak en krypteringskode som gjør det vanskelig for nysgjerrige hackere.
Virusskanning
Filene dine vil bli skannet for kjente virus under nedlastningsprosessen.
Beskytt filene dine i skyen ytterligere
Skylagring er en sikker måte å lagre filene dine på. Likevel finnes det er par ekstra trinn du kan ta for å beskytte filene ytterligere:
Lag et sterkt passord:
Et sterkt passord er din første forsvarslinje. Det kan forhindre uvedkommende å få tilgang til filene dine. Passordet ditt skal:
- Være 8 tegn eller lenger
- Ikke inneholde komplette ord
- Ikke inkludere brukernavn eller virkelige navn
- Være forskjellig fra de andre passordene dine
- Inneholde store og små bokstaver
Bruk totrinns-verifisering
Totrinns-verifisering beskytter kontoen din mot hackere. Det er en del av en avansert påloggingsprosess, men er det enkleste sikkerhetstiltaket du kan ta. Du vi da få en kode fra en app på telefonen for å logge på, eller en sms eller oppringning. Det fungerer som en andre verifisering om at du er du, i tillegg til passordet ditt.
Samarbeid med andre om filene dine
Skylagringstjenester bidrar til at samarbeidet blir enklere. Alle endringer eller kommentarer synkroniseres i sanntid, og teamet jobber dermed alltid med et oppdater dokument. Det er en rekke ting mottakere kan gjøre med delte filer. Disse inkluderer:
Se
Alle du har delt filen med kan se den. De trenger ikke logge på skyplattformen for å gjøre det.
Nedlastning
De du har delt filen med, kan laste den ned. Hvis du vil ha mer sikkerhet, kan du velge å blokkere nedlastning.
Redigere
Med full redigeringstillatelse kan mottakeren redigere dokumentet. Det er best å aktivere sporingsendringer før deling, slik at du kan godkjenne eller avvise endringer.
Kommentere
Personer med filtilgang kan legge til og svare på kommentarer i filen.
Samarbeide
Flere personer kan redigere filen din samtidig med sanntidsredigering. Alle filendringer synkroniseres i sanntid og oppdateres automatisk for alle.
Dele
Personer med redigeringstillatelser kan dele filen din. De personene uten redigeringstillatelse kan også videresende lenken dersom du har tillatt dette. Noen tjenester lar deg deaktivere deling for brukere.
Velg en sikker fildelingsløsning
Det finnes mange fildelingsalternativer på markedet. Når du skal velge en tjeneste bør du se etter dette:
- Sikkerhetsinnstillinger: Velg en løsning med robuste sikkerhetsalternativer. Koblinger beskyttet med passord og tillatelser er avgjørende. Koblinger som utløper er også nyttig dersom du deler med eksterne partnere.
- Kryptering: Filene dine bør være trygge når du deler dem. Velg en leverandør som bruker kryptering.
- Brukervennlighet: Lagringsløsningen bør være brukervennlig. Du bør kunne dele, motta og jobber raskt med dine kollegaer. I tillegg bør du kunne endre tillatelsesnivåer.
